Ar ko sākt lietvedības elektronizāciju?
2022-07-01
Ieva Kalve, Dr.oec., Rīgas Stradiņu universitātes docente, organizāciju vadības un dokumentu pārvaldības speciāliste
Kā gadu desmitiem ierastos papīra dokumentus efektīvi aizstāt ar daudz ērtākiem un drošākiem elektroniskiem dokumentu un informācijas aprites procesiem, kā arī ar darbībām koplietošanas elektroniskajā vidē? Šos procesus apvienoti sauc par elektronizāciju – ar ko to sākt?
Pāreja uz elektronisko vidi nav tik vienkārša un ātra, kā gribētos, jo nepietiek ar to vien, ka nopirkta, piemēram, kāda tam piemērota datorprogramma. Elektronizācija ietekmē daudzus, patiesībā visus, organizācijas procesus un struktūrvienības, tādēļ vispirms nepieciešams plašāks apskats. Piedāvāju shēmu (skat. attēlu) ar pieciem pārejas soļiem – pašiem atliek vien ar tiem iepazīties, shēmā ierakstīt datumus un ķerties pie darba!
Lēmums par pāreju
Vispirms, plānojot uzņēmuma dokumentu un informācijas aprites elektronizāciju, jāsaprot, kā noformēt šo lēmumu. Vai tiešām nepieciešams vēl viens dokuments – lēmums? Kādēļ uz e-dokumentiem nevar pāriet ātri, vienkārši un no rītdienas?
Lai veiksmīgi īstenotu elektronizāciju, organizācijai jāpārdomā un jāpārveido vairāki procesi un ierastās darbības, jāizskaidro nepieciešamie jauninājumi darbiniekiem un viņi jāapmāca. Kā zināms, cilvēki īpaši negrib mainīt savus ieradumus, tādēļ arī pārejas shēmā pirmais solis ir organizācijas vadības lēmums par pāreju un tās neizbēgamību. Ikvienam jāzina, ka šāda pāreja notiks, tā būs obligāta un saistoša visiem, turklāt jāsaprot, ka šādas izmaiņas nav lietveža vai biroja vadītāja untums, par ko pārējiem nav nekādas daļas un kas neko nemaina viņu darbā. Mainīs gan!
Veidu, kā noformēt šo lēmumu un paziņot par to darbiniekiem, jānosaka katrai organizācijai pašai, turklāt nepieciešama arī par elektronizāciju atbildīgā persona, jo pats no sevis nekas nenotiks.
Nereti dzirdams: "Mēs jau esam gatavi šai pārejai, bet mūsu klienti vai sadarbības partneri gan ne, tādēļ vēl jāpagaida." Šo atrunu neņemsim vērā, jo viss būtiskais sākas ar pašiem, bet ārējā vide – klienti, piegādātāji vai citi sadarbības partneri – ir tikai pārejas ceturtais solis.
Līgums par preču izplatīšanu ir vienošanās starp divām vai vairāk pusēm, kas nosaka preču izplatīšanas noteikumus un nosacījumus. Šis līguma veids ir plaši izplatīts pasaulē, tomēr vēl aizvien iesaistītajām pusēm ir daudz neskaidru jautājumu. Apskatām, kas ir šī līguma galvenie elementi, kuri normatīvie akti to regulē un kā šis līguma veids atšķiras no citiem.
Lietvedība
10:00, 22. Nov. 2023
Likums neaizliedz nedz darba devējam, nedz darba ņēmējam sagatavot un izsūtīt darba uzteikumu elektroniskā formātā, taču darba uzteikums e-pastā bez e-paraksta, ja par šādu kārtību nav bijusi iepriekšēja vienošanās, darbiniekam nav saistošs.
Lietvedība
08:13, 9. Nov. 2023
Mūsdienās ar vien biežāk dokumentu un failu glabāšanai tiek izmantoti mākoņpakalpojumi – to var izmantot bezmaksas un glabāt informāciju lielos apjoms. Taču vai tas ir droši? Vai ir jāslēdz atsevišķs līgums ar mākoņpakalpojumu sniedzēju, lai varētu pieprasīt atlīdzināt zaudējumus, ja faili ir nozaudēti, izdzēsti vai nozagti?
Lietvedība
08:27, 2. Nov. 2023
2023.gada 5.aprīlī stājās spēkā grozījumi Autortiesību likumā (AL) un Autortiesību kolektīvā pārvaldījuma likumā (AKPL), ieviešot vairākas būtiskas izmaiņas saistībā ar autordarbu izmantošanu. Izskatīsim, kādi nosacījumi jāparedz jaunajos autoratlīdzības līgumos un kādas izmaiņas jāveic esošajos līgumos atbilstoši grozījumiem.
Lietvedība
06:00, 16. Okt. 2023
Likumā ir noteikti personāla dokumenti ar arhīvisko vērtību, proti, dokumenti, kuri jāglabā uzņēmuma arhīvā ilgstoši. Šādu dokumentu nav daudz, bet situācijās, kad darba devēja un darbinieka strīds nonāk līdz tiesai, var rasties nepieciešamība arī pēc citiem dokumentiem un pierādījumiem. Kādi dokumenti jāsaglabā un jāsaskaņo ar darbinieku? Vai tas noteikti jādara papīra formātā vai arī to iespējams darīt e-vidē?
Šajā rakstā aplūkotie jautājumi var būt noderīgi gan uzņēmumiem, kas jebkādā formā sadarbojas ar konkurentiem, gan arī tiem, kas iesaistās pētniecības, izstrādes vai specializācijas līgumos.
Lietvedība
06:00, 23. Aug. 2023
Vispārīgā izpratnē dāvinājums ir tiesisks darījums, ar kuru kāds aiz devības piešķir otram bez atlīdzības kādu mantisku vērtību. Neskatoties uz šķietami vienkāršo juridisko skaidrojumu, pastāv dažas nianses, kuras ir vērts ņemt vērā, noslēdzot dāvinājuma līgumu.
Veicot uzņēmējdarbību, neatkarīgi no darbības jomas nereti darījuma slēdzēji līgumos saskaras ar norādēm uz dažādiem juridiskiem normatīvajiem aktiem. Visbiežāk mulsumu rada līgumos iekļautie normatīvie akti, kas saistīti ar starptautiskajiem darījumiem. Dažkārt neskaidrības rada neziņa, kuru normatīvo aktu kurā situācijā pielietot.
Lietvedība
06:00, 28. Jūl. 2023
Faktoringa pakalpojumus Latvijā piedāvā teju katrs finanšu pakalpojumu sniedzējs, tomēr faktoringa līgums ir viens no tiem līgumu veidiem, kas Komerclikumā regulēts tiek visnotaļ minimāli. Iespējams, tieši nepietiekams regulējums ir iemesls tam, kāpēc faktorings kā pakalpojums bieži vien ir zināms tikai tiem komersantiem, kuri ar to jau ir saskārušies. Daudziem citiem “faktorings” var būt svešvārds.
Lietvedība
06:00, 24. Jūl. 2023
Mūsdienu digitālajā laikmetā aizvien biežāk gribas atteikties no rakstveida dokumentiem un tos aizstāt ar ierakstu sistēmā, mazinot birokrātisko slogu un padarot procesu efektīvāku un patīkamāku. Pašapkalpošanās sistēmas jau kādu laiku ļauj atteikties no rakstveida rīkojumiem par atvaļinājumiem, komandējumiem, mācībām, novērtēšanu un citiem procesiem. Arī bonusu un dažādu piemaksu datus atbilstoši pašu veidotajiem algoritmiem var vienkārši ievadīt sistēmā, protams, ar nosacījumu, ka uzņēmumā ir gan tam pielāgota sistēma, gan skaidri saprotami tās noteikumi.
Klausies
Lietvedība
06:00, 21. Jūl. 2023
Aizdevumu vispārēji definē Civillikums (CL). Pēc savas būtības CL izpratnē tas ir reāllīgums un tā juridisko spēku nosaka fakts, vai aizdevums ir reāli dots. Īpaša vienošanās par to nav nepieciešama, un CL sniedz atsevišķus noteikumus, kā rīkoties, ja tāds darījums faktiski ir noticis, bet puses nav vēlējušās vai aizmirsušas vienoties par aizdevuma nosacījumiem.
Lietvedība
06:00, 14. Jūl. 2023
Ir dokumenti, kuru glabāšanas termiņš izriet no kāda speciālā likuma prasībām, piemēram, grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņš noteikts Grāmatvedības likumā. Tāpat speciālas prasības ir līgumu glabāšanai, dokumentu glabāšanai maksātnespējas gadījumā u. c. Šajā rakstā izskatīsim speciālās dokumentu glabāšanas prasības.
Lietvedība
06:00, 30. Jūn. 2023
Personāla vadība un disciplīnas nodrošināšana ir nozīmīgi aspekti jebkura uzņēmuma darbībā. Gadījumos, kad darbinieks veicis pārkāpumu, ir svarīgi nodrošināt pienācīgu dokumentāciju, kas apliecina notikušo un ar to saistītos veiktos pasākumus. Paskaidrojums uzrakstīts, sods saņemts, bet cik ilgi šādi paskaidrojumi jāglabā personas lietā un kādam nolūkam?
Klausies
Lietvedība
06:00, 28. Jūn. 2023
Kā noteikt dokumenta arhīvisko vērtību? Lai gan Arhīvu likumā ir noteikti kritēriji, tie ir plaši, un institūcijām var rasties grūtības dokumentu praktiskajā izvērtēšanā. Rakstā skaidrosim, kā tos piemērot un ko ņemt vērā.
Lietvedība
06:00, 16. Jūn. 2023
Pēdējos gados izteikti pieaugusi elektronisko dokumentu aprite, savukārt dokumentu izmantošana papīra formā ir kļuvusi arvien retāka. Nereti rodas jautājums – ko darīt ar jau esošajiem papīra dokumentiem, arī līgumiem? Vai pastāv iespēja tos pārvērst elektroniskā formā, t.i. digitalizēt, piemēram, ieskenējot, un atbrīvoties no dokumentiem papīra formātā?
Lietvedība
06:00, 9. Jūn. 2023
