Kā glabāt elektronizētos dokumentus?
2022-11-14
Ieva Kalve, Dr.oec., Rīgas Stradiņa universitātes docente, organizāciju vadības un dokumentu pārvaldības speciāliste
Strādāt ar e-dokumentiem ir ērti, ātri un lēti, taču reiz pienāk brīdis, kad to mūžs beidzas un šie dokumenti ir vai nu jānodod glabāšanā, vai arī jāiznīcina. Kā to darīt, kas jāņem vērā, un vai visās organizācijās viss jādara vienādi?
Šoreiz sāksim aplūkot iepriekšējās publikācijās iesāktās piecu soļu pārejas no papīra uz e-dokumentiem pēdējo – piekto – soli. Šajā solī jāveic 11 apakšsoļi:
- jānosaka organizācijas statuss no arhivēšanas viedokļa;
- jāizstrādā arhivēšanas procesu pārskats;
- jāapraksta un jānodala ar arhivēšanu saistītās darbības ar papīra un e-dokumentiem;
- jānosaka, vai ir lietu nomenklatūra, vai tā ir aktuāla un ērta;
- jāveic dokumentu un lietu glabāšanas termiņu analīze;
- jānosaka papīra un elektronisko arhivēto dokumentu proporcija;
- jānoskaidro, vai ir noteikta un ērta kārtība visu veidu arhivēto dokumentu meklēšanai un izmantošanai;
- jānosaka, vai ir skaidra kārtība to dokumentu/lietu iznīcināšanai, kam beidzies glabāšanas termiņš;
- jānosaka, kādi ir izaicinājumi un kavēkļi efektīvai organizācijas arhīva darbībai;
- jāapkopo pozitīvais, ar ko dalīties/ieviest arī citiem;
- jāpieņem lēmums par turpmāko rīcību arhivēšanā.
Zīmoga nospiedums dokumentos nav jaunums, tomēr pēdējos gados ir aktualizējies jautājums par zīmogu elektroniskā formā jeb e-zīmogu. Tas ir instruments, kas ļauj piešķirt dokumentiem autentiskumu un drošību digitālajā vidē. Apskatām, kas un kādos gadījumos var lietot e-zīmogu, un kāds ir tā juridiskais spēks.
Lietvedība
06:00, 13. Dec. 2024
Lai parūpētos par tiesībām nākotnē slēgt galveno līgumu vai pārliecinātos, ka otra puse to noslēgs, iespējams vienoties par priekšlīguma sagatavošanu un parakstīšanu. Kuros gadījumos ieteicams slēgt priekšlīgumu un kuros – līgumu? Vai šajos līgumos jāiekļauj atšķirīga informācija? Vai tie noformējami atšķirīgi?
Lietvedība
06:00, 22. Nov. 2024
Mainoties ekonomiskajiem un tirgus apstākļiem, uzņēmumam var rasties nepieciešamība ieviest izmaiņas ar klientiem un sadarbības partneriem noslēgtajos līgumos. Kā juridiski korekti paziņot par līguma grozījumiem un kā jārīkojas, ja otra puse tiem nepiekrīt? Vai klusēšanu var uzskatīt par piekrišanu?
Lietvedība
06:00, 30. Okt. 2024
2024.gada 10.maijā spēkā stājās Ministru kabineta (MK) noteikumi Nr.282 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” – turpmāk tie apvienoti vienā normatīvajā regulējumā. Rakstu sērijas noslēdzošajā daļā lasiet par izmaiņām dokumentu aprakstīšanas un iznīcināšanas kārtībā.
Lietvedība
06:46, 11. Okt. 2024
Nodibinot līgumiskas saistības, darījuma partneris mēdz iekļaut līgumā punktu, kas nodrošina darījuma attiecību izpildi, proti, personas galvojumu par saistību izpildi. Mēdz gadīties, ka līgumos tiek iekļauts tāds termins kā “solidāra atbildība”, kas, līdzīgi kā galvojums, nosaka pienākumu personai uzņemties atbildību, ja pielīgtās saistības netiek pildītas. Ko nozīmē solidārā atbildība un kā tā atšķiras no galvojuma?
Lietvedība
06:00, 27. Sep. 2024
2024.gada 10.maijā spēkā stājās Ministru kabineta noteikumi Nr.282 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” – turpmāk vienā normatīvajā regulējumā ir apvienotas, precizētas un skaidrotas normas par publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās. Turpinot rakstu sēriju, šajā publikācijā izskatām, kas mainījies dokumentu sagatavošanas glabāšanai un nodošanai arhīvā kārtībā.
Lietvedība
06:00, 25. Sep. 2024
Uzņēmums iegādājas daudzdzīvokļu ēku, kurā dzīvo īrnieki. Kā uzņēmumam rīkoties, ja tas nevēlas turpināt noslēgtos īres līgumus, jo ir citi plāni ēkas attīstībai? Vai uzņēmumam ir tiesības īres līgumus lauzt? Vai iespējams iegādāties īpašumu bez šiem noslēgtajiem īres līgumiem?
Klausies
Lietvedība
06:00, 20. Sep. 2024
Ja dokuments ir sagatavots svešvalodā, iestādēm nereti nepieciešams arī tā tulkojums. Kam drīkst uzticēt dokumenta tulkošanu? Kādām niansēm būtu jāpievērš uzmanība, saņemot tulkojumu?
Klausies
Lietvedība
06:00, 13. Sep. 2024
Slēdzot darījumus, ir savlaicīgi jāapzinās riski, un jau līgumā jāparedz nodrošinājums gadījumiem, kad ar līgumu noteiktās saistības no darījuma partnera puses netiks pildītas. Protams, veicot uzņēmējdarbību, ikviens vēlas ticēt sadarbības partnera vai klienta godaprātam, tomēr praksē ir piemēri, kad pat ilgstošs labas sadarbības partneris kādu apstākļu dēļ pēkšņi nespēj vai nevēlas pildīt uzņemtās saistības. Kā rīkoties, lai savlaicīgi nodrošinātos un atgūtu ar līgumu pielīgto uzdevumu izpildi vai naudas atmaksu?
2024.gada 10.maijā spēkā stājās Ministru kabineta noteikumi Nr.282 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” – turpmāk vienā normatīvajā regulējumā ir apvienotas, precizētas un skaidrotas normas par publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās. Turpinot pētīt izmaiņas, šajā publikācijas daļā par lietu veidošanu un reģistrāciju īpaši pievēršamies elektroniskajiem dokumentiem, kā arī dokumentu sistematizēšanai un izvērtēšanai.
Lietvedība
06:00, 30. Aug. 2024
Praksē bieži nākas sastapties ar gadījumiem, kad nekustamais īpašums pieder nevis vienam, bet vairākiem īpašniekiem kopā, tā veidojot kopīpašumu. Kas jāņem vērā, izīrējot/iznomājot kopīpašumu?
Lietvedība
06:00, 9. Aug. 2024
2024.gada 10.maijā spēkā stājās Ministru kabineta noteikumi Nr.282 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi” – turpmāk vienā normatīvajā regulējumā ir apvienotas, precizētas un skaidrotas normas par publisko dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību institūcijās, kārtību, kādā institūcija nodod dokumentus pastāvīgā valsts glabāšanā Latvijas Nacionālajam arhīvam un par elektronisko dokumentu izvērtēšanas veidu, saglabāšanas kārtību un termiņu, kādā tie nododami valsts glabāšanā.
Lietvedība
09:00, 8. Aug. 2024
No 2024.gada 1.janvāra ir stājušies spēkā grozījumi likumā “Par iedzīvotāju ienākumu nodokli” (likums par IIN), kas cita starpā paredz, ka turpmāk ar iedzīvotāju ienākumu nodokli (IIN) neapliks darba devēja apmaksāto mācību maksu darbiniekam par tā studijām augstākās izglītības iestādē. Tas, kā juridiski darba devējam ir jānoformē darbinieka mācību maksas apmaksa un vai šajā gadījumā piemērojami Darba likuma 96.panta noteikumi un slēdzama vienošanās, tiks iztirzāts šajā publikācijā.
Ikviena dzīvē var rasties situācijas, kurās vienlaikus nav iespējams būt vai arī trūkst zināšanas un prasmes kāda jautājuma risināšanai. Šādos gadījumos ieteicams pilnvarot kādu personu pārstāvībai. Ņemot vērā, ka pilnvaru veidi atšķiras, skaidrojam to atšķirības.
Lietvedība
06:00, 24. Jūl. 2024
Šī brīža sarežģītajā ģeopolitiskajā vidē, kur arvien biežāk tiek ieviesti progresējoši komplicētāki ierobežojošie pasākumi jeb sankcijas, uzņēmumiem jāspēj orientēties mainīgajā normatīvajā regulējumā un pielāgot savu darbību, lai izvairītos no nelabvēlīgām juridiskām sekām. Skaidrojam, kādi noteikumi būtu jāiekļauj līgumos, lai tie būtu atbilstoši noteiktajām sankcijām.
Lietvedība
06:00, 19. Jūl. 2024
