Eiropas Parlamenta un Padomes Regulā 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti un ar ko atceļ Direktīvu 95/46/EK jeb Vispārīgajā datu aizsardzības regulā (Regula) noteikts, ka jebkāda informācija, kas attiecināma uz identificētu vai identificējamu fizisko personu (datu subjektu), ir personas dati. Ikviens no mums – gan fiziskā vai juridiskā persona, gan publiska iestāde vai aģentūra – savā ikdienas darbībā iegūst šādus fizisko personu datus un nosaka personas datu apstrādes tālākos nolūkus un līdzekļus, kļūstot par personas datu pārzini (pārzinis).

Izplatītākie ir darbinieka dati, ko iegūst, sākot darba tiesiskās attiecības un noslēdzot darba līgumu (vārds, uzvārds, amats, personas kods, e-pasts un dzīvesvietas adrese, tālrunis u.tml.). Leģitīmas intereses iegūt personas datus varētu būt arī tad, kad starp datu subjektu un pārzini ir citas atbilstošas attiecības, piemēram, ja datu subjekts ir klients.

Minētie ir tikai uzskatāmi piemēri, jo jebkurā situācijā, lai apstrāde būtu likumīga, personas dati jāapstrādā, pamatojoties uz attiecīgā datu subjekta piekrišanu vai kādu citu leģitīmu pamatu, kas noteikts Regulā. Tostarp leģitīms iemesls var būt nepieciešamība izpildīt uz pārzini attiecināmu juridisku pienākumu vai līgumu, kurā datu subjekts ir līgumslēdzēja puse, vai veikt pasākumus pēc datu subjekta pieprasījuma pirms līguma noslēgšanas.