Pirmais solis dokumentu elektronizācijai – lēmums
2022-07-15
Ieva Kalve, Dr.oec., Rīgas Stradiņa universitātes docente, organizāciju vadības un dokumentu pārvaldības speciāliste
Iepriekšējā šīs rakstu sērijas publikācijā sapratām, ka elektronizāciju jeb papīra dokumentu aizstāšanu ar elektroniskiem jeb e-dokumentiem un to aprites procesiem iespējams īstenot vairākos posmos. Šoreiz pievērsīsimies pirmajam solim – lēmumam par pāreju!
Atkarībā no organizācijas lieluma un dokumentu daudzuma jāsaprot, kuri darbinieki un struktūrvienības un kā būs iesaistīti pārejas īstenošanā, jo gadījumu, kad visu var paveikt viens cilvēks, praktiski nav. Tabulā apkopoti trīs tipiski apakšsoļi, kā darbinieki uzzina, ka notiks pāreja no papīra uz e-dokumentiem.
Jādomā, ka strīdi ir tikpat seni kā pati cilvēce, tādēļ cilvēki jau izsenis ir gremdējušies pārdomās par to, kas tad ir vērtīgāk – strīdēties vai noslēgt mieru. Strīdu dalībnieki ne vienmēr spējuši racionāli un ar vēsu prātu tos atrisināt paši saviem spēkiem, jo cilvēks tomēr ir emocionāla būtne un bieži vien tā rīcību nosaka dažādi principi, aizspriedumi vai kādi iracionāli apsvērumi. Tomēr izlīgums ir lielisks veids, kā ietaupīt finanšu un laika resursus.
Lietvedība
06:00, 12. Apr. 2024
Uzņēmumiem zināmākā situācija, kad tiek slēgts patapinājuma līgums, ir par darbiniekam piederoša transportlīdzekļa lietošanu darba vajadzībām. Tomēr šis nebūt nav vienīgais gadījums, kad var slēgt patapinājuma līgumu. Kad tas būtu slēdzams? Kādas ir šī līguma nianses?
Lietvedība
06:00, 10. Apr. 2024
Ja uzņēmumam nākas pieņemt lēmumu, piemēram, par valdes vai padomes locekļu maiņu, tam nepieciešams apstiprinājums – protokols, kas pierāda lēmuma gaitu un ir iesniedzams Uzņēmumu reģistrā. Tomēr praksē ir vēl vairākas situācijas, kurās protokola nozīme ir tikpat būtiska. Apskatām, kas ir protokols, kad tas jāsagatavo un kā jānoformē.
Lietvedība
06:00, 14. Mar. 2024
Turpinot tēmu par datu aizsardzības sistēmas ieviešanu organizācijā, šajā daļā tiks aplūkoti organizatorisko pasākumu ieviešanas, datu aizsardzības incidentu kontroles un drošības jautājumi atbilstoši regulas 2016/679 par fizisku personu aizsardzību attiecībā uz personas datu apstrādi un šādu datu brīvu apriti jeb Vispārīgās datu aizsardzības regulas prasībām.
Lietvedība
09:00, 5. Mar. 2024
Lai arī kļūdas pieļaujamība elektronisko dokumentu laikā šķiet visai neiespējama, tomēr kļūdas gadās. Kā labot ieviesušās kļūdas, lai dokuments nezaudētu juridisko spēku?
Lietvedība
06:00, 1. Mar. 2024
Lai personāla dokumentu aprites gaitā nerastos problēmas, jāpievērš uzmanība vairākiem aspektiem – dokumentu formātam, glabāšanas nosacījumiem, datu apstrādes drošībai un parakstu juridiskajam spēkam. Īpaši noteikumi jāievēro gadījumā, ja darba attiecības tiek slēgtas ar darbinieku, kurš atrodas ārvalstīs. Vērtēsim šos aspektus, sniedzot praktiskus ieteikumus, to alternatīvas un minimālās prasības.
Lietvedība
06:00, 23. Feb. 2024
Uzņēmumi ikdienā bieži vien sastopas ar nepieciešamību gatavot dokumentus svešvalodā. Tā kā uzņēmumi uztur sadarbību ar ārvalstu pakalpojumu sniedzējiem un piesaista darba spēku no ārvalstīm, kā arī nereti uzņēmuma pārvaldes institūciju pārstāvji labāk pārzina, piemēram, angļu valodu, rodas jautājums, kuriem uzņēmuma iekšējiem dokumentiem obligāti jābūt latviešu valodā, bet kuri var tikt sagatavoti svešvalodā, neieguldot resursus tulkojuma nodrošināšanā?
Šobrīd strādājam digitālajā vidē, tāpēc, no vienas puses, rodas daudz dažādu datu, bet, no otras puses, dati ir dažādos formātos, tiem ir noteikti dažādi ierobežojumi, kas padara tos grūti izmantojamus. Lai risinātu šīs problēmas un padarītu datus pieejamus, šobrīd tiek strādāts pie jauna Eiropas Savienības Datu pārvaldības akta transponēšanas Latvijā un citās dalībvalstīs.
Lietvedība
06:00, 10. Jan. 2024
Mēdz būt situācijas, ka patērētājs vēlas atgriezt naudu par iegādāto preci/pakalpojumu, pamatojoties uz to, ka prece/pakalpojums neatbilst kādiem kritērijiem. Taču, slēdzot līgumu ar preces/pakalpojuma piegādātāju/sniedzēju, sākotnēji nav atrunāti precīzi naudas atgriešanas nosacījumi vai kārtība, kādā abas puses var lauzt līgumu. Kādos gadījumos var uzskatīt, ka līgums starp komersantu un klientu/patērētāju ir noslēgts, neievērojot līgumslēdzēju pušu vienlīdzības principus?
Lietvedība
06:00, 27. Dec. 2023
Lai veiktu sadarbību ar piegādātājiem, nepieciešams noslēgt piegādes līgumu, tomēr tā forma un saturs mēdz būt ļoti dažādi. Nepieciešams apzināties katras konkrētās situācijas apstākļus un riskus un piegādes līgumos iekļaut vajadzīgos aspektus.
Klausies
Lietvedība
06:00, 11. Dec. 2023
Līgums par preču izplatīšanu ir vienošanās starp divām vai vairāk pusēm, kas nosaka preču izplatīšanas noteikumus un nosacījumus. Šis līguma veids ir plaši izplatīts pasaulē, tomēr vēl aizvien iesaistītajām pusēm ir daudz neskaidru jautājumu. Apskatām, kas ir šī līguma galvenie elementi, kuri normatīvie akti to regulē un kā šis līguma veids atšķiras no citiem.
Lietvedība
10:00, 22. Nov. 2023
Likums neaizliedz nedz darba devējam, nedz darba ņēmējam sagatavot un izsūtīt darba uzteikumu elektroniskā formātā, taču darba uzteikums e-pastā bez e-paraksta, ja par šādu kārtību nav bijusi iepriekšēja vienošanās, darbiniekam nav saistošs.
Lietvedība
08:13, 9. Nov. 2023
Mūsdienās ar vien biežāk dokumentu un failu glabāšanai tiek izmantoti mākoņpakalpojumi – to var izmantot bezmaksas un glabāt informāciju lielos apjoms. Taču vai tas ir droši? Vai ir jāslēdz atsevišķs līgums ar mākoņpakalpojumu sniedzēju, lai varētu pieprasīt atlīdzināt zaudējumus, ja faili ir nozaudēti, izdzēsti vai nozagti?
Lietvedība
08:27, 2. Nov. 2023
2023.gada 5.aprīlī stājās spēkā grozījumi Autortiesību likumā (AL) un Autortiesību kolektīvā pārvaldījuma likumā (AKPL), ieviešot vairākas būtiskas izmaiņas saistībā ar autordarbu izmantošanu. Izskatīsim, kādi nosacījumi jāparedz jaunajos autoratlīdzības līgumos un kādas izmaiņas jāveic esošajos līgumos atbilstoši grozījumiem.
Lietvedība
06:00, 16. Okt. 2023
Likumā ir noteikti personāla dokumenti ar arhīvisko vērtību, proti, dokumenti, kuri jāglabā uzņēmuma arhīvā ilgstoši. Šādu dokumentu nav daudz, bet situācijās, kad darba devēja un darbinieka strīds nonāk līdz tiesai, var rasties nepieciešamība arī pēc citiem dokumentiem un pierādījumiem. Kādi dokumenti jāsaglabā un jāsaskaņo ar darbinieku? Vai tas noteikti jādara papīra formātā vai arī to iespējams darīt e-vidē?
