Bieži nākas saskarties ar dilemmu – vai var paļauties uz klientu, dodot viņam iespēju norēķināties pēc pakalpojuma vai preces saņemšanas, vai tomēr pieprasīt avansu.

Ļaujot norēķināties ar pēcapmaksu, rodas risks, ka klients var nesamaksāt vai nu ļaunprātīgi, vai arī tāpēc, ka tam ir smags finansiālais stāvoklis. Šie ir riski, kuri uzņēmuma vadībai ir jāapzinās un jāievieš iekšējās kontroles procedūras, kas tos novērš vai minimizē. Tas ir vadības apstiprināts iekšējās kontroles procedūru dokuments, ar kuru ir jābūt iepazīstinātām visām personām, kas saistītas ar preču pārdošanu un naudas iekasēšanu. Lielos uzņēmumos tā varētu būt pārdošanas daļa un tās vadītājs, mazākos uzņēmumos – noliktavas vadītājs vai prečzinis utt. Katram darbiniekam ir jābūt informētam, kāda ir uzņēmuma pārdošanas politika.

Latvijas likumdošanā noteikts, ka uzņēmuma vadība ir atbildīga par atbilstošas un efektīvas iekšējās kontroles ieviešanu.

Daži piemēri, kādas iekšējās kontroles vadība varētu ieviest.

Klientu sadalīšana kategorijās

Visi klienti atbilstoši kritērijiem būtu jāiedala uzticamības kategorijās, un katrai kategorijai jānosaka atšķirīga maksāšanas kārtība.

Uzticami klienti:

  • bez kavētiem maksājumiem ar sadarbības laiku vairāk nekā 3-5 gadi;
  • publiskas vai valsts nozīmīgas sabiedrības;
  • sabiedrības, kas sniegušas garantijas vai ķīlas;
  • uzņēmumi, kas darbojas zema riska nozarē, utt.

Daļēji uzticami klienti:

  • bez kavētiem maksājumiem ar sadarbību līdz 3 gadiem;
  • sadarbība ir vairāk nekā 3 gadi, reizēm tiek kavēti maksājumi, bet ne vairāk kā 10 dienas pēc noteiktā maksāšanas termiņa;
  • klienta gada pārskata dati norāda, ka tam ir pozitīvs pašu kapitāls (uzņēmums darbojas ar peļņu vai arī uzkrātie zaudējumi ir mazāki par pusi no pamatkapitāla), bet likviditāte ir mazāka par 1 (apgrozāmie līdzekļi – krājumu, debitoru, naudas līdzekļu kasē un bankā kopsumma – ir mazāki par īstermiņa kreditoru saistībām), kas norāda, ka tam ir problēmas laikā norēķināties par saviem īstermiņa parādiem. Tāpēc pastāv iespēja, ka klients nebūs spējīgs laicīgi norēķināties par nopirkto preci vai saņemtajiem pakalpojumiem;
  • jauni klienti, kuru darbība kopš dibināšanas ir vairāk nekā 3 gadi un kuru pašu kapitāls gada pārskatā ir pozitīvs, bet uzņēmumam nav iespējas iegūt informāciju par klienta maksājumu reputāciju, utt.

Riskanti klienti:

  • neatkarīgi no sadarbības ilguma klients ir kavējis kaut reizi maksājumu vairāk nekā 30 dienas;
  • klientam ir sūtīti atgādinājumi par maksājumiem, bet nav veikta tūlītēja parāda atmaksa;
  • klientam ir parāds, kurš ilgstoši netiek maksāts;
  • klients ar sliktu reputāciju;
  • klients, kura gada pārskatā ir negatīvs pašu kapitāls (uzkrātie zaudējumi ir lielāki par pamatkapitālu) vai pašu kapitāls ir mazāks par pusi no pamatkapitāla (piemēram, pamatkapitāls ir 3000 EUR, uzkrātie zaudējumi ir 1600 EUR, un rezultātā pašu kapitāls ir 1400 EUR);

Jaundibināti klienti:

  • viņiem šis ir pirmais darbības gads.

Maksāšanas kārtība

Pēc klientu sadalīšanas riska pakāpēs vadība nosaka katrai kategorijai maksāšanas kārtību: dodot kredītdienas, pieprasot maksāt avansā vai arī pieļaujot klienta noliktavās un veikalos noteikta apjoma preču atlikumus, kuru apmērā faktiski klients tiek kreditēts, līdz ar to apmaksa būtu veicama daļēji par summu, kas nepārsniedz noteikto preču atlikuma kredīta limitu. Daži piemēri maksāšanas kārtībai.

Uzticami klienti:

  • maksājuma termiņš tiek atlikts uz 30-90 dienām (pēc vadības ieskatiem vai nu piešķirot to katram klientam atsevišķi, vai dalot šo grupu pēc piešķirtajām kredītdienām apakšgrupās);
  • tiek pārdota prece ar preču kredītlimitu, ko nosaka vadība īpaši katram klientam ar rīkojumu, kas tiek nodots tirdzniecības daļā, un preču atlikumi tiek salīdzināti katru mēnesi, pirms tiek izsniegta jauna partija pārdošanai.

Daļēji uzticami klienti:

  • maksājuma termiņš tiek atlikts uz 5-30 dienām (pēc vadības ieskatiem);
  • pakalpojumiem var noteikt 30-50% avansa maksājumu.

Riskanti klienti:

  • preces tiek izsniegtas vai pakalpojumi tiek sniegti tikai pret avansa maksājumu.

Jaundibināti klienti:

  • preces vai pakalpojumi tiek sniegti pret avansa maksājumu, nosakot pārbaudes termiņu vai nu mēnešos, vai darījumos;
  • ja darījuma vērtība nav nozīmīga un uzņēmumam būtiska, var noteikt nelielu atmaksas termiņu, piemēram, 5-10 dienas.

Nemitīga analīze

Pārdošanas daļai vai darbiniekam, kas atbildīgs par preču pārdošanu, būtu jāiepazīstas ar klienta gada pārskatu un jāsaprot, vai tam nav maksātnespējas pazīmes (negatīvs pašu kapitāls, t.i., uzkrātie zaudējumi ir lielāki par pamatkapitālu) vai zemi likviditātes rādītāji (mazāki par 1, t.i., īstermiņa saistības ir lielākas par apgrozāmiem līdzekļiem), un nepieciešamības gadījumā jāpārklasificē klients no vienas riska grupas citā, jo klienta finansiālais stāvoklis var gan pasliktināties, gan arī uzlaboties. Protams, ka ir jāvada savi kredītriski, bet vienlaicīgi jāņem vērā arī klienta intereses un citu tirgus dalībnieku pārdošanas politika.

Pārmērīgi neelastīgi attiecoties pret visiem klientiem, var zaudēt to uzticību un līdz ar to arī pašus klientus. Uzņēmuma vadības pieņemtā pārdošanas politika atkarīga no daudziem faktoriem, tai skaitā, cik riskantā nozarē darbojas uzņēmums, cik daudz ir pircēju, cik lieli tie ir, cik ilgstoša ir sadarbība un kādos apjomos tiek veikti darījumi.

Reizi ceturksnī par klientu norēķiniem atbildīgajām personām būtu jāsalīdzina atlikumi un apgrozījumi ar pašu klientu datiem, lai neprecizitātes tiktu atklātas un labotas laicīgi, nevis tikai reizi gadā, gatavojot gada pārskatu un veicot visu aktīvu un saistību inventarizāciju saskaņā ar Gada pārskatu un konsolidēto gada pārskatu likumu un likumu "Par grāmatvedību”. Šī procedūra gan atgādina klientiem par tā saistībām, gan arī ļauj laicīgi novērst neprecizitātes vai pat domstarpības.

Šajos piemēros, protams, nav nosauktas visas iespējamās kontroles, ko vadība varētu ieviest, lai mazinātu risku nesaņemt no klienta samaksu par pārdotajām precēm vai sniegtajiem pakalpojumiem.

Kontrolēm nav jābūt ieviestām tikai tāpēc, lai tās būtu. Vadībai ir svarīgi, lai kontrole reāli uzņēmumā darbotos. Tikai tad tā var būt efektīva un sasniedz vadības mērķi saņemt naudu no saviem pircējiem ar minimāliem zaudējumiem.