Dokumentus veido institūcijas, privātpersonas, arī fiziskas personas. Rodas jautājums – cik ilgi tos glabāt? Lai noteiktu dokumentu arhīvisko vērtību un/vai glabāšanas termiņu, tie ir jāizvērtē. Dokumentu izvērtēšanai jābalstās uz precīzi noteiktiem kritērijiem un tai jābūt saistītai ar “radītāja” funkcijām.