Likumā ir noteikti personāla dokumenti ar arhīvisko vērtību, proti, dokumenti, kuri jāglabā uzņēmuma arhīvā ilgstoši. Šādu dokumentu nav daudz, bet situācijās, kad darba devēja un darbinieka strīds nonāk līdz tiesai, var rasties nepieciešamība arī pēc citiem dokumentiem un pierādījumiem. Kādi dokumenti jāsaglabā un jāsaskaņo ar darbinieku? Vai tas noteikti jādara papīra formātā vai arī to iespējams darīt e-vidē?
Mūsdienu digitālajā laikmetā aizvien biežāk gribas atteikties no rakstveida dokumentiem un tos aizstāt ar ierakstu sistēmā, mazinot birokrātisko slogu un padarot procesu efektīvāku un patīkamāku. Pašapkalpošanās sistēmas jau kādu laiku ļauj atteikties no rakstveida rīkojumiem par atvaļinājumiem, komandējumiem, mācībām, novērtēšanu un citiem procesiem. Arī bonusu un dažādu piemaksu datus atbilstoši pašu veidotajiem algoritmiem var vienkārši ievadīt sistēmā, protams, ar nosacījumu, ka uzņēmumā ir gan tam pielāgota sistēma, gan skaidri saprotami tās noteikumi.
Klausies
Lietvedība
06:00, 21. Jūl. 2023
Ir dokumenti, kuru glabāšanas termiņš izriet no kāda speciālā likuma prasībām, piemēram, grāmatvedības dokumentu glabāšanas termiņš noteikts Grāmatvedības likumā. Tāpat speciālas prasības ir līgumu glabāšanai, dokumentu glabāšanai maksātnespējas gadījumā u. c. Šajā rakstā izskatīsim speciālās dokumentu glabāšanas prasības.
Lietvedība
06:00, 30. Jūn. 2023
Personāla vadība un disciplīnas nodrošināšana ir nozīmīgi aspekti jebkura uzņēmuma darbībā. Gadījumos, kad darbinieks veicis pārkāpumu, ir svarīgi nodrošināt pienācīgu dokumentāciju, kas apliecina notikušo un ar to saistītos veiktos pasākumus. Paskaidrojums uzrakstīts, sods saņemts, bet cik ilgi šādi paskaidrojumi jāglabā personas lietā un kādam nolūkam?
Klausies
Lietvedība
06:00, 28. Jūn. 2023
Kā noteikt dokumenta arhīvisko vērtību? Lai gan Arhīvu likumā ir noteikti kritēriji, tie ir plaši, un institūcijām var rasties grūtības dokumentu praktiskajā izvērtēšanā. Rakstā skaidrosim, kā tos piemērot un ko ņemt vērā.
Lietvedība
06:00, 16. Jūn. 2023
Pēdējos gados izteikti pieaugusi elektronisko dokumentu aprite, savukārt dokumentu izmantošana papīra formā ir kļuvusi arvien retāka. Nereti rodas jautājums – ko darīt ar jau esošajiem papīra dokumentiem, arī līgumiem? Vai pastāv iespēja tos pārvērst elektroniskā formā, t.i. digitalizēt, piemēram, ieskenējot, un atbrīvoties no dokumentiem papīra formātā?
Lietvedība
06:00, 9. Jūn. 2023
Dokumentus veido institūcijas, privātpersonas, arī fiziskas personas. Rodas jautājums – cik ilgi tos glabāt? Lai noteiktu dokumentu arhīvisko vērtību un/vai glabāšanas termiņu, tie ir jāizvērtē. Dokumentu izvērtēšanai jābalstās uz precīzi noteiktiem kritērijiem un tai jābūt saistītai ar “radītāja” funkcijām.
Lietvedība
06:00, 2. Jūn. 2023
Darījumu vidē nav nekā neparasta dokumentu oriģinālu izstrādē un izsniegšanā sadarbības partnerim, iestādēm vai tiesai/šķīrējtiesai. Apmulsumu nereti rada dokumentu, sevišķi e-dokumentu, atvasinājumu korekta sagatavošana iesniegšanai tiesā vai šķīrējtiesā. Kā korekti atdalīt sagatavojamā dokumenta un e-dokumenta atvasinājumu, un kā to sagatavot?
Lietvedība
06:00, 26. Mai. 2023
Darba vai pakalpojuma izpildi apliecina darbu pieņemšanas–nodošanas akts. Tomēr praksē novērojams, ka šo dokumentu uzņēmumi nereti uzskata par formalitāti vai atsakās parakstīt vispār. Kādos gadījumos akts ir obligāts un nepieciešams dokuments? Un kā rīkoties, ja otra puse atsakās to parakstīt?
Klausies
Lietvedība
06:00, 19. Mai. 2023
Dokumentus uzņēmuma vārdā var parakstīt gan valdes loceklis, gan arī kāda cita persona, kura ir pilnvarota darboties uzņēmuma vārdā savas kompetences ietvaros. Ja valdes locekļa pilnvaras var pārbaudīt komercreģistrā, tad citi gadījumi vairs nav tik vienkārši un var radīt riskus. Kā pārliecināties, vai persona, kura parakstījusi dokumentus, ir juridiskas personas paraksttiesīga persona?
Latvijā, tāpat kā daudzās citās valstīs, elektroniskais paraksts kļūst arvien biežāk izmantojamais rīks, lai parakstītu līgumus, tā grozījumus, apliecinājumus un citus dokumentus. Tas sniedz iespēju parakstīt dokumentus pat gadījumā, ja līgumslēdzēji atrodas dažādās valstīs, kā arī noteiktos gadījumos aizvieto nepieciešamību vērsties pie zvērināta notāra, lai apliecinātu parakstu īstumu.
Klausies
Lietvedība
06:00, 17. Mar. 2023
Jebkura juridiskā vai fiziskā persona, slēdzot darījumus, ir pārliecināta par darījuma izdošanos. Tāpēc situācijās, kad darījuma puses ir nonākušas līdz strīda atrisināšanai, tiesvedības ceļā lielākās neskaidrības un jautājumi, kas prasības pieteicējam rodas, ir ne tikai par nepieciešamajiem dokumentiem, bet arī par to, kā noris pats strīda risināšanas process tiesā.
Lietvedība
06:00, 14. Mar. 2023
Pagājušā gada nogalē spēkā stājās Ministru kabineta noteikumi Nr.766 "E-lietas datu arhivēšanas noteikumi", kas izstrādāti ar mērķi noteikt e-lietas datu arhivēšanu pamatdarbības informācijas sistēmās un iespējamo e-lietas datu atjaunošanu, kā arī nodošanu Latvijas Nacionālajā arhīvā. Izskatām svarīgāko!
Lietvedība
06:00, 13. Jan. 2023
Arī visam skaistajam reizēm pienāk beigas – pusgada garumā esam soli pa solim iepazinušies ar to, kā elektronizēt uzņēmuma dokumentu apriti, un esam nokļuvuši pie noslēdzošā raksta šajā seriālā. Šoreiz analizēsim, kā uzņēmumam elektronizācijas ietvaros veidot lietu nomenklatūru un kā noteikt dokumentu iznīcināšanas kārtību.
Lietvedība
06:00, 9. Dec. 2022
Mūsdienu uzņēmējs aizvien vairāk slēdz starptautiskus līgumus, kur visbiežāk viena no darījuma pusēm atrodas citā pasaules valstī, tāpēc ir nepieciešams līgumu slēgt vismaz divās valodās. Ņemot vērā šo situāciju ir jāsaprot, ka būtiska nozīme ir korektai darījumu apliecinošu dokumentu, tostarp atbilstošu dokumentu tulkojumu sagatavošanai.
Lietvedība
06:00, 2. Dec. 2022
