Esam jau pieraduši izmantot gan elektroniskos, gan papīra dokumentus, taču dažkārt saskaramies ar lietām, kurās dokumenti ir gan papīra, gan elektroniskā formātā, jeb t.s. hibrīdlietām. Kas jāņem vērā, strādājot ar hibrīddokumentiem?

Strādājot ar dokumentiem, nereti daudzām lietām un dokumentiem jāmaina gan termiņi (atbilstoši normatīvajiem aktiem), gan glabāšanas vieta vai platforma. Kopš Elektronisko dokumentu likuma pieņemšanas daudziem dokumentiem mainījies ne tikai paraksta veids, bet arī to glabāšanas vieta un formāts.

Papīra dokumentus glabā mapēs un ievieto plauktos, savukārt elektroniskos dokumentus jeb e-dokumentus glabā elektroniskajās mapēs. E-dokumentu mapēs var būt izveidoti jau ierastie folderi vai dokumentu vadības sistēma. Organizācijā viena veida dokuments var būt gan papīra, gan elektroniskā formātā. Šādos gadījumos veido hibrīdlietas.

Ministru kabineta (MK) noteikumos Nr. 748"Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi" skaidrots, ka hibrīdlieta ir lieta, kas satur dokumentus dažādos informācijas nesējos, piemēram, e-dokumentus un papīra formā veidotus dokumentus.