Kā var reģistrēt un vai vispār vajag reģistrēt elektroniskos jeb e-dokumentus? Kas jāņem vērā, veidojot reģistrācijas numuru, izstrādājot mapju struktūru, pārdēvējot failu nosaukumus? Apkoposim ieteikumus veiksmīgai e-dokumentu saglabāšanai!

Kurus e-dokumentus reģistrēt?

Lai gan ir ieteicams reģistrēt visus e-dokumentus, tomēr atsevišķos normatīvajos aktos noteikts, kuri dokumenti jāreģistrē obligāti. Piemēram, Darba likuma 40.panta 6.punktā noteikts darba devēja pienākums gādāt par darba līgumu noslēgšanu rakstveidā un veikt noslēgto darba līgumu uzskaiti. Līgumu uzskaites kārtība un veids ir katras organizācijas ziņā. Iesaku tos reģistrēt elektroniski vai izveidot atsevišķu datu bāzi "Word" vai "Excel" formātā.

Ar līgumiem (par darba attiecību uzsākšanu) un grāmatvedības dokumentiem ir skaidrs, jo tie reglamentēti normatīvajos aktos, tomēr par pārējiem dokumentiem šādas skaidrības nav. Vai ir normatīvie akti, kuros regulēta rīkojumu, faktu fiksējošu dokumentiem, sarakstes u. tml. uzskaite un reģistrācija?

Atbilstoši Dokumentu juridiskā spēka likuma (DJSL) 4.panta 1.punktam, lai dokumentam būtu juridisks spēks, tajā jāiekļauj šādi rekvizīti:

  • dokumenta autoru nosaukums;
  • dokumenta datums;
  • paraksts (izņemot likumā paredzētus gadījumus).