Parakstām e-dokumentu!
2022-05-19
Jolanta Brilte, SIA “Biznesa augstskola Turība”, Komercdarbības katedras lektore
Kā sagatavot un parakstīt elektronisko jeb e-dokumentu? Kā koplietot šādu dokumentu, un kā to var parakstīt vairākas personas, tostarp ārvalstīs?
Elektroniskais dokuments jeb e-dokuments jāsagatavo tieši tāpat kā papīra dokuments, ievērojot normatīvos aktus, kuros regulēta papīra un e-dokumenta sagatavošana. Šāds dokuments top datordrukā, izmantojot tam paredzētās lietojumprogrammas, piemēram, "Word".
Kā parakstīt?
Parakstot dokumentu, jāizvēlas "eParaksta" rīks. Pieejamie "eParaksta" rīki ir:
- "eID karte", ko izsniedz Pilsonības un migrācijas lietu pārvalde;
- mobilā lietotne "eParaksts mobile", ko nodrošina Latvijas Valsts radio un televīzijas centrs.
Katrs var izvēlēties sev ērtāko parakstīšanas rīku. Lai lietotu "eID karti", papildus jāiegādājas ID karšu lasītājs. To varētu uzskatīt par trūkumu, jo ne vienmēr karšu lasītājs ir līdzi. Tomēr jaunākajos datoru moduļos jau ir iestrādāts karšu lasītājs, tātad atsevišķi nekas nav jāiegādājas. Savukārt, ja izvēlas lietotni "eParaksts mobile", tālrunī tikai lejupjāielādē mobilā lietotne. "eParaksts mobile" trūkums jeb risks pastāv, ja tālrunis izlādējas. Tāpat var iegādāties gan "eID karti", gan "eParaksts mobile".
Kad dokuments uzrakstīts datordrukā, parakstot jāizvēlas tā formāts: eDoc, PDF vai ASiC-E.
Ja dokuments ir .doc formātā, PDF parakstīšanu tam nepiedāvā. Ja izvēlēts PDF formāts, var izmantot jebkuru paraksta formātu – nav obligāti jāizvēlas PDF, var lietot arī eDoc formātu, jo no dokumenta juridiskā viedokļa tiem nav atšķirības.
Paraksta pārbaudes laikā vietnē eParaksts.lv redzams paraksts, ja PDF parakstīts gan PDF, gan eDoc formātā. Ja datorā instalēta programma "eParaksts", nav obligāti jāveic dokumenta pārbaude vietnē eParaksts.lv, bet to var atvērt datorā. Izmantojot PDF parakstīšanas rīku, parakstu var redzēt dokumenta augšējā malā ar uzrakstu Signature Panel.
Uzspiežot uz parakstīšanas pogas, kreisajā pusē var redzēt, kurš parakstījis dokumentu.
E-dokumentu apritē pirmo iespaidu bieži veido nevis pats dokuments, bet tas, kādu sākotnējo iespaidu tas rada saņēmējam. Ja e-pastā trūkst paskaidrojuma par pievienoto failu, tā mērķi un vēlamo saņēmēja rīcību, rodas neskaidrība, kas var palēnināt dokumentu apriti vai radīt lieku saziņu. Kā uzlabot e-dokumentu lietojamību, lai tā būtu ērta abām pusēm?
Lietvedība
06:00, 20. Jūn. 2025
Turpinot apskatīt dokumentu klasifikācijas shēmas izstrādes principus, šajā rakstā skaidrojam, kurš ir atbildīgs par lietas veidošanu, kā klasifikācijas shēmā norādāmi ieraksti, kas saistīti ar informācijas sistēmu, un kā tiek norādīti informācijas pieejamības ierobežojumi.
Lietvedība
06:00, 13. Jūn. 2025
Līguma slēgšanā būtiska ir katras puses skaidri pausta griba, ko apliecina ar parakstu. Tomēr praksē nereti abas līguma puses pārstāv viena un tā pati persona – piemēram, kā divu sabiedrību valdes loceklis vai vienlaikus kā fiziska persona un juridiskas personas pārstāvis. Vai šādā gadījumā līgums jāparaksta divreiz, vai pietiek ar vienu parakstu?
Lietvedība
06:00, 4. Jūn. 2025
Saņemtos dokumentus institūcijas grupē lietās. Tās jāveido un jāsakārto strukturēti, ievērojot iepriekš noteiktu kārtību – dokumentu klasifikācijas shēmu. Šajā rakstā skaidrojam, kā klasifikācijas shēmā lietai jānorāda klasifikācijas līmenis, lietas indekss, lietas numurs un glabāšanas termiņš.
Lietvedība
06:00, 30. Mai. 2025
Dokumentu apritei arvien biežāk notiekot elektroniski, pieaug nepieciešamība pēc vienoti noformētiem, juridiski korektiem un lietošanā efektīviem dokumentiem. Tāpēc rakstu sērijā skaidrosim e-dokumentu izstrādes un noformēšanas aspektus. Sākam ar dokumentu veidnēm un formām, kas palīdz standartizēt izkārtojumu, ietaupīt laiku un samazināt kļūdu risku.
Lietvedība
06:00, 23. Mai. 2025
No 2024.gada 10.maija dokumentu un arhīvu pārvaldības kārtību regulē Ministru kabineta (MK) noteikumi Nr.282 “Dokumentu un arhīvu pārvaldības noteikumi”. Tie nosaka vienotus dokumentu klasifikācijas shēmas izstrādes principus, dokumentu uzskaites un arhivēšanas prasības, kā arī precizē atbildības sadalījumu dokumentu pārvaldībā. Kādi principi jāievēro, veicot dokumentu uzskaiti?
Lietvedība
06:00, 16. Mai. 2025
Cerības pirkuma līgumu var dēvēt par tiltu starp iespējamo un esošo. Tas ļauj noteiktu lietu iegādāties pat tad, ja tā šobrīd vēl nemaz nepastāv. Līgums kalpo kā līdzeklis, kas palīdz nodrošināt līdzsvaru starp risku un vēlmi iegādāties, veidojot juridiski saistošu saikni starp nākotnes cerībām un pašreizējām iespējām.
Lietvedība
06:00, 9. Apr. 2025
Slēdzot darījumus, katra puse vēlas, lai to rezultāts apmierinātu abas puses. Lai gan vairākkārt atgādināts un brīdināts par nepieciešamību rūpīgi un atbildīgi veikt darījumu dokumentu sagatavošanu un analīzi pirms līguma noslēgšanas, tomēr praksē joprojām ir gadījumi, ka līguma slēdzēji nepievērš pietiekamu uzmanību līguma saturam.
Lietvedība
06:00, 8. Apr. 2025
Lietišķajā ikdienā uz palikšanu ir ienākuši datori un internets, līdzi nesot elektroniskos dokumentus un parakstus, kā arī virkne dažādu programmu un, protams, mākslīgā intelekta piedāvātās iespējas. Ko un kā darīt lietvedim, kas ir būtiskākais, kas jāzina par mūsdienīgu darbu ar dokumentiem un informāciju?
Lietvedība
06:00, 7. Apr. 2025
Darījumu attiecības mēdz būt dažādas, tāpat arī vienošanās un līgumi, kas tiek slēgti starp pusēm. Gadījumos, kad saskaramies ar kādu neierastu darījuma veidu, rodas jautājums – kādu dokumentu būtu labāk izmantot šajā situācijā? Viens no piemēriem – patapinājuma līguma slēgšana, kas var noderēt arī reizēs, kad vajag izpalīdzēt draugam vai kaimiņam.
Lietvedība
06:00, 2. Apr. 2025
Kur ir kopīpašnieki, tur nereti rodas virkne domstarpību – īpaši attiecībā uz kopīpašuma apsaimniekošanu, uzturēšanu un saistītajiem remontdarbiem. Lai no tām izvairītos arī dzīvokļu īpašumos, skaidra lēmumu pieņemšanas kārtība un pienācīgi noformēts protokols ir nepieciešamība ikvienās dzīvokļu īpašnieku kopību savstarpējās attiecībās.
Lietvedība
09:00, 27. Mar. 2025
Galvojums ir efektīvs tiesību pastiprināšanas līdzeklis, ar kuru kreditors var aizsargāties pret parādnieka iespējamām grūtībām īstenot saistību izpildi. Kādos gadījumos šāds līgums tiek prasīts, ko tajā rakstīt, kādi riski var būt to slēdzot un, kādu drošību sniedz galvojuma līgums – šie jautājumi apskatīti publikācijā.
Klausies
Lietvedība
06:00, 19. Mar. 2025
Slēdzot darījumus, ir ierasts, ka puses līgumā vienojas arī par darījuma summas apmaksas veidu, proti, kādā veidā un apjomā tiks izpildītas uzņemtās saistības. Parasti apmaksa tiek noteikta divos veidos – kā priekšapmaksa pirms darījuma izpildes vai kā pēcapmaksa pēc darījuma izpildes. Taču mēdz būt arī situācijas, kurās darījumu partneri izvēlas citus norēķinu veidus, piemēram, dalītie maksājumi.
Klausies
Lietvedība
06:00, 11. Mar. 2025
Cits vēlas iegādāties darbojošos uzņēmumu, cits – lietotus bērnu ratiņus. Pirkuma līguma priekšmeti praksē var būt ļoti atšķirīgi. Tāpēc, lai laicīgi sagatavotos dažādiem pirkuma līgumiem, skaidrojam – kas jāņem vērā, slēdzot pirkuma līgumu par preci, pakalpojumu, dārglietām vai nekustamo īpašumu?
Lietvedība
06:00, 19. Feb. 2025
Deleģēšanas līgums ir būtisks juridisks instruments valsts pārvaldes uzdevumu efektīvai izpildei, nododot noteiktus publiskas personas vai tās iestādes kompetencē esošus uzdevumus privātpersonai vai citai publiskai personai. Apskatām deleģēšanas līguma juridiskos un praktiskos aspektus, sniedzot ieskatu tā būtībā, nosacījumos un piemērošanas gadījumos.
Klausies
Lietvedība
06:00, 13. Jan. 2025
