Elektroniskie dokumenti darba attiecībās – ar parakstu vai bez?
2023-10-31
Andis Burkevics, SIA "Sorainen ZAB", darba tiesību prakses grupas vadītājs, zvērināts advokāts
Arvien biežāk darba attiecību vidē dokumenti tiek sagatavoti, nosūtīti un parakstīti elektroniski. Kuros darba tiesisko attiecību dokumentos ir obligāti nepieciešami pušu paraksti? Kurus dokumentus var nosūtīt elektroniski bez paraksta? Kādas var būt sekas gadījumos, ja paraksta nav? Atbildes uz šiem un citiem jautājumiem tiks sniegtas rakstā, šoreiz koncentrējoties uz elektroniskajiem dokumentiem darba attiecībās.
Raksta līdzautore: Hannelora Voiciša, SIA "Sorainen ZAB" jurista palīdze.
Kas ir elektroniskais dokuments?
Elektroniskā dokumenta jēdziens atrodams Elektronisko dokumentu likuma (EDL) 1.panta 1.daļas 3.punktā, kas sniedz atsauci uz regulu 910/2014 par elektronisko identifikāciju un uzticamības pakalpojumiem elektronisko darījumu veikšanai iekšējā tirgū. Regulas 910/2014 3.panta 35.punktā ir noteikts, ka elektroniskais dokuments ir jebkāds saturs, kas tiek glabāts elektroniskā formātā, jo īpaši teksta vai skaņas, vizuāls vai audiovizuāls ieraksts. Līdz ar to elektroniski nosūtāms dokuments ir tāds dokuments, kas atrodas kādā elektroniskā ierīcē iepriekš minētajos formātos.
Uzņēmumā ir notikusi datu noplūde, jo darbinieks uz galda atstājis dokumentus ar konfidenciālu informāciju? Kā uzņēmums var sevi pasargāt, lai šādas situācijas nākotnē neatkārtotos?
Lietvedība
06:00, 7. Nov. 2023
Darba devējs katru mēnesi izmaksā darbiniekam motivācijas prēmiju. Vai darba devējam katru mēnesi jāsagatavo rīkojums par ikmēneša prēmijas piešķiršanu?
Klausies
Lietvedība
06:00, 24. Okt. 2023
Kā pareizi saskaņot dokumentus e-pasta, lai tie, nepieciešamības gadījumā, kalpotu kā pierādījums?
Lietvedība
06:00, 15. Aug. 2023
Uzņēmums vēlas dokumentus kārtot elektroniski. Vai tas nozīmē, ka ir jābūt izstrādātai kārtībai, kurā dokumenti tiks digitalizēti? Kas jāņem vērā, ja sadarbības partneri dokumentus kārto papīra formā? Kādā veidā uzņēmumi, kas joprojām paraksta dokumentus ar roku, apzīmogo rēķinus un nosūta tos pa pastu, var elektroniski saņemtos dokumentus pārvērst papīra formā?
Vai darba devējs drīkst pieprasīt darbiniekam dokumentus parakstīt tikai ar drošu elektronisko parakstu? Vai darba devējam ir jārespektē darbinieka atteikums to darīt, lai gan darba devējam tādēļ jāveic izņēmums uzņēmuma dokumentu aprites procesos?
Lietvedība
06:00, 1. Aug. 2023
Darbinieks šodien paziņo, ka vēlas doties atvaļinājumā uz vienu vai vairākām dienām bez darba algas saglabāšanas. Vai šādi drīkst rīkoties? Kā darbiniekam jāpieprasa un darba devējam jāpiešķir bezalgas atvaļinājums?
Lietvedība
10:00, 20. Jūl. 2023
Darbiniekam noteikts normālais darba laiks. Vasarā darbinieks vēlas doties divu nedēļu (14 kalendārās dienas) garā ikgadējā atvaļinājumā no 2023.gada 16.jūnija. Uzņēmuma vadība pieņem lēmumu, ka darbinieka atvaļinājums tiek pārcelts par divām svētku dienām, t.i. 23. un 24.jūniju. Rīkojumā tiek norādīts, ka darbinieka atvaļinājums sākas 16.jūnijā un beidzas 1.jūlijā. Vai rīkojumā ir norādīta korekta informācija?
Lietvedība
06:00, 4. Jūl. 2023
Darbiniekam – biroja vadītājam – ir izsniegta pilnvara parakstīt saņemto preču pavadzīmes, izņemt pasta sūtījumus u.tml. Ar darbinieku tiek pārtrauktas darba attiecības un pilnvara tiek anulēta. Cik ilgi jāsaglabā izsniegtā un anulētā pilnvara? Vai jāņem vērā Grāmatvedības likumā (GL) noteiktais glabāšanas termiņš dokumentiem, lai pierādītu, ka dokumentu parakstījusi tobrīd pilnvarotā persona?
Klausies
Lietvedība
06:00, 20. Jūn. 2023
Darbinieks ir veicis pārkāpumu darba laikā un par to uzrakstījis paskaidrojumu. Cik ilgi darba devējam ir jāsaglabā darbinieka paskaidrojums personāla lietā par pārkāpumu? Vai ir nepieciešams to glabāt ilgāk par vienu gadu?
Klausies
Lietvedība
06:00, 30. Mai. 2023
Komercsabiedrībām ir tiesības pašām veidot savu lietu nomenklatūru, tostarp, ar retiem izņēmumiem, arī noteikt dokumentu glabāšanas laiku. Jautājums par autoratlīdzības līgumiem. Uzņēmuma līgumiem atbilstoši Civillikuma prasībām nav noteikti obligātais glabāšanas laiks, bet kā ir ar autoratlīdzības līgumiem? Vai tie, tāpat kā darba līgumi, jāglabā nenoteiktu laiku, vai arī uzņēmuma vadītājam ir jāizvērtē to glabāšanas laiks?
Klausies
Lietvedība
06:00, 18. Mai. 2023
Šobrīd ir situācija, kad ne visus Eiropas Savienības valstu elektroniskos parakstus atpazīst Latvijas e-paraksta vai eIDAS sistēmas. Ja valdes loceklis ir no tādas valsts, kuras elektronisko parakstu neatpazīst Latvijas sistēma vai eIDAS, piemēram, no Dānijas, vai Latvijā tiks uzskatīts, ka dokuments ir apstiprināts ar derīgu elektronisko parakstu un tam ir juridiskais spēks?
Lietvedība
06:00, 20. Apr. 2023
Uzņēmuma arhīvā glabājas vairāki darba līgumi papīra formātā. Vai var un drīkst tos pārvērst elektroniskā formātā un attiecīgi papīra līgumus iznīcināt?
Lietvedība
06:00, 13. Apr. 2023
Uzņēmuma personālvadības sistēmā ir izsekojama informācija par darbinieku piemaksām, algu maiņām u.c. darbībām saistībā ar darbinieku darba laiku un samaksu. Vai šādā gadījumā ir nepieciešams papildus sagatavot arī rīkojumus par darba samaksas izmaiņām?
Klausies
Lietvedība
06:00, 10. Apr. 2023
Kuram no valdes locekļiem ir jāparaksta gada pārskats, ja valde sastāv no trīs valdes locekļiem? Vai gada pārskats jāparaksta visiem vai jāpilnvaro tikai viens valdes loceklis? Vai valdes priekšsēdētājam arī ir jābūt pilnvarojumam?
Lietvedība
06:00, 23. Feb. 2023
