Vai darba devējs drīkst pieprasīt bērna dzimšanas apliecības kopiju, ja darbinieks vēlas izmantot ar bērnu saistītas sociālās garantijas, piemēram, bērna kopšanas atvaļinājumu vai papildatvaļinājumu? Atbildi sniedz Darba valsts inspekcija.

Ir saprotama darba devēja interese iegūt informāciju, tai skaitā personas datus, kas apliecina darbinieka tiesības uz papildatvaļinājumu, nepilnu darba laiku u.c. sociālajām garantijām vai to, ka uz darbinieku attiecas Darba likumā noteiktie izņēmumi atvaļinājuma piešķiršanā. Darba devēji nereti uzskata, ka, pieprasot iesniegt bērna dzimšanas apliecības kopiju, viņi var pārliecināties par faktiem, kā arī saglabāt šo informāciju kā pierādījumus piešķirto garantiju pamatotībai.

Tomēr šādos dokumentos ietverto datu apjoms parasti ir plašāks par to, kas nepieciešams darba devējam, lai pārliecinātos par pamatojumu sociālo garantiju piešķiršanai. Jāņem vērā, ka gadījumos, kad pārējā dokumentā esošā informācija nav nepieciešama konkrētā nolūka sasniegšanai, apstrādājot (glabājot) dokumentu kopijas, piemēram, darbinieka personāllietā, tiek pārkāpti datu minimizēšanas un likumīguma principi.

Ja normatīvie akti neparedz darbinieka pienākumu iesniegt konkrētus dokumentus, kas apliecina tiesības uz noteiktām garantijām, pietiek ar to, ka darbinieks attiecīgo dokumentu uzrāda. Darba devējs šādā gadījumā drīkst fiksēt tikai nepieciešamo informāciju, piemēram, dokumenta uzrādīšanas faktu vai atsevišķus būtiskos datus, nevis pieprasīt vai glabāt dokumenta kopiju.