Ko darīt ar nevajadzīgiem dokumentiem – arhivēt vai dzēst?
2025-01-14
Ilga Vaļko, SIA “TGS Baltic zvērinātu advokātu birojs”, juriste, Personas datu aizsardzības un privātuma prakses vadītāja
Gadījumos, kad uzņēmuma rīcībā ir dokumenti, kuri tam vairs nav nepieciešami ikdienas darba procesā, var rasties apjukums un jautājums, kā pareizi rīkoties ar šiem dokumentiem – arhivēt, dzēst vai citādi neatgriezeniski iznīcināt?
Atbildē uzzināsi:
- Kādi dokumenti ir ar arhīvisko vērtību.
- Vai datu glabāšanai vajadzīga personas piekrišana, ja mēŗkis, kam dati bija nepieciešami jau ir sasniegts.
Uzņēmums izmanto dokumentu vadības sistēmu, kurā katram darbiniekam ir izveidots unikāls lietotāja konts. Šajā sistēmā darbinieki var iepazīties ar rīkojumiem, iekšējās kārtības noteikumiem, iesniegt iesniegumus, apstiprināt darbības ar dokumentiem, izmantojot sistēmas piedāvātu parakstu. Vai līgumā ar darbinieku jānorāda, ka darba attiecību laikā tiks izmantota dokumentu vadības sistēma, kurā dokumentu apstiprinājumam tiks izmantots sistēmā piedāvātais paraksts? Vai tomēr pietiek, ja tas tiek norādīts darba kārtības noteikumos?
Lietvedība
06:00, 3. Dec. 2024
Vai jāatjauno nomas līgums vai vienošanās par nomu, ja nomnieks (sabiedrība ar ierobežotu atbildību) mainījis nosaukumu?
Lietvedība
06:00, 28. Nov. 2024
Darbiniekam nepieciešams uzrādīt darba devējam iegūtās izglītības dokumentus. Ņemot vērā, ka augstākā izglītība ir iegūta citā Eiropas Savienības valstī, rodas jautājums – kā notiek ārvalstīs iegūtās izglītības atzīšana? Cik ilgu laiku aizņem šis process?
Lietvedība
09:00, 19. Nov. 2024
Kā pārliecināties, vai piešķirtā pilnvara darbiniekam ir spēkā esoša? Vai šādai pilnvarai jābūt apstiprinātai pie notāra, lai tā būtu spēkā esoša? Dzirdēts, ka pilnvarām tiek izmantots QR kods, kas palīdz vieglāk tās atšifrēt un pārbaudīt. Vai uzņēmumam uz pilnvaras arī jānorāda tāds kods? Kādam nolūkam darbojas QR kods?
Lietvedība
06:00, 17. Sep. 2024
Kādos gadījumos darba devējs drīkst pieprasīt no darbinieka izglītību apliecinošus dokumentus? Vai nepieciešams uzrādīt oriģinālu vai pietiek ar kopiju papīra vai elektroniskā formātā?
Lietvedība
06:00, 20. Jūn. 2024
Ilggadēji darījumu partneri vēlas darījumu noslēgt mutiski, nenoformējot to rakstiski, jo uzticas viens otram. Vai darījumu drīkst noslēgt mutiski? Kādos gadījumos tas ir atļauts?
Klausies
Lietvedība
09:00, 14. Mai. 2024
Uzņēmumā darba drošības un aizsardzības instruktāžas veic ārpakalpojuma sniedzējs. Darba aizsardzības reģistrācijas žurnāls tiek parakstīts un glabāts elektroniski pakalpojuma nodrošinātajā sistēmā. Cik ilgi ir jāglabā šādi žurnāli? Vai nepieciešams elektroniski parakstītos žurnālus lejupielādēt un saglabāt arī uzņēmuma sistēmā vai pietiek, ka tie atrodas tikai pie pakalpojuma sniedzēja?
Lietvedība
09:00, 7. Mai. 2024
Sadarbības partneris nosūta ierakstītu vēstuli, kas piegādes ceļā pazūd un galu galā netiek piegādāta, kas savukārt apgrūtina darījuma procesu. Kuram šajā gadījumā jāuzņemas atbildība par sūtījuma nozaudēšanu? Vai iespējams lūgt kompensāciju no atbildīgās personas?
Lietvedība
06:00, 19. Apr. 2024
Vai divi Latvijas uzņēmumi drīkst slēgt savstarpēju līgumu, kas sagatavots angļu valodā? Ja viena puse tam nepiekrīt, vai otrai pusei ir pienākums piedāvāt slēgt līgumu latviešu valodā? Kura valoda būs noteicošā, ja darījums tiks vērtēts tiesā?
Vai šobrīd ir iespēja darbinieku uz obligāto veselības pārbaudi nosūtīt elektroniski? Vai joprojām nepieciešams šos dokumentus drukāt divos eksemplāros un parakstīt ar roku, un uzlikt zīmogu?
Viena puse ir nosūtījusi otrai sadarbības pusei e-pastu, ko var pierādīt, bet otra puse apgalvo, ka e-pastu nav saņēmusi. Kā tā puse, kas nav saņēmusi e-pastu, var pierādīt, ka e-pasts nav saņemts?
Lietvedība
08:23, 1. Dec. 2023
Uzņēmumā ir notikusi datu noplūde, jo darbinieks uz galda atstājis dokumentus ar konfidenciālu informāciju? Kā uzņēmums var sevi pasargāt, lai šādas situācijas nākotnē neatkārtotos?
Lietvedība
06:00, 7. Nov. 2023
Arvien biežāk darba attiecību vidē dokumenti tiek sagatavoti, nosūtīti un parakstīti elektroniski. Kuros darba tiesisko attiecību dokumentos ir obligāti nepieciešami pušu paraksti? Kurus dokumentus var nosūtīt elektroniski bez paraksta? Kādas var būt sekas gadījumos, ja paraksta nav? Atbildes uz šiem un citiem jautājumiem tiks sniegtas rakstā, šoreiz koncentrējoties uz elektroniskajiem dokumentiem darba attiecībās.
Lietvedība
08:13, 31. Okt. 2023
Darba devējs katru mēnesi izmaksā darbiniekam motivācijas prēmiju. Vai darba devējam katru mēnesi jāsagatavo rīkojums par ikmēneša prēmijas piešķiršanu?
Klausies
Lietvedība
06:00, 24. Okt. 2023
