Mūsdienās lielākā daļa dokumentu top elektroniski jeb, vienkāršāk sakot, izmantojot datortehniku un/vai specializētu programmatūru. Līdz ar to aktuāls ir jautājums – kurš uzņemas atbildību par dokumentu? Vai dokumentu ir veidojis un e-parakstījis cilvēks? Vai arī to ģenerējusi sistēma, un juridisko spēku nodrošina uzņēmuma e-zīmogs vai iepriekšēja vienošanās par automātiski ģenerētu dokumentu atzīšanu? Šīs atšķirības izpratne ir pamats korektai dokumentu izstrādei un apritei, kā arī kļūdu mazināšanai.

Grāmatvedībā joprojām bieži izmanto frāzi “dokuments sagatavots elektroniski un derīgs bez paraksta”, īpaši rēķinu sagatavošanā, taču līdzīgas situācijas sastopamas arī citās jomās. Piemērs par rēķinu ir ērts, lai saprotami parādītu atšķirību starp cilvēka veidotu un automātiski ģenerētu dokumentu.

Cilvēka veidots vai automātiski ģenerēts?

Dokuments uzskatāms par cilvēka veidotu tad, ja tā sagatavošanā jebkādā veidā ir iesaistījies cilvēks: ievadījis datus, norādījis summas, atlasījis pakalpojumus vai veicis citas darbības, kas ietekmē dokumenta saturu. Pat ja aprēķinus un noformēšanu nodrošina programma, galarezultāts balstās uz cilvēka ievadīto informāciju, un konkrēts cilvēks ir atbildīgs gan par dokumenta pareizību, gan par tajā iespējamām kļūdām vai neprecizitātēm. Tāpēc šādos dokumentos jāievēro Dokumentu juridiskā spēka likumā noteiktā parakstīšanas prasība, kas dokumentam piešķir juridisku spēku.

Savukārt par automātiski ģenerētu dokuments uzskatāms, ja tā izveides brīdī cilvēks nepiedalās un saturs tiek veidots, pamatojoties tikai uz sistēmā esošu informāciju. Sistēma konstatē notikumu, kas prasa dokumenta izveidi, piemēram, perioda beigas, veikto darījumu vai procesa izpildi, un izveido (ģenerē) dokumentu bez individuāli ievadītas informācijas un bez cilvēcisku kļūdu riska. Šādos gadījumos juridisko spēku nodrošina cits risinājums – organizācijas e-zīmogs vai iepriekšēja vienošanās ar dokumenta saņēmēju par automātiski ģenerētu dokumentu atzīšanu.