Kad apdarīti iekavētie pagājušā gada darbi un sastādīti 2024.gada plāni, laiks atskatīties uz žurnāla “iTiesības” 2023.gada lasītāko rakstu TOP3!

1.vieta – vai jākompensē laiks ceļā?

Vai darba devējam jākompensē darbinieka ceļa izdevumi un ceļā pavadītais laiks, ja darbiniekam tiek noteikta cita darba vieta? Atbilde uz šo jautājumu ierindojusies 2023.gada lasītāko rakstu topa 1.vietā. To savā publikācijā “Darba un atpūtas laiks ierēdnim, mainot darba vietu” sniedz sabiedrības ar ierobežotu atbildību (SIA) "LEADELL Vītols ZAB" partnere un zvērināta advokāte Ilze Jankeviča.

I. Jankeviča analizēja Senāta 2022.gada 22.jūnija sprieduma lietu SKA-34/2022 par darba un atpūtas laiku civildienesta ierēdnim, kura darba vieta pārcelta rotācijas kārtībā. Izskatāmajā lietā Valsts ieņēmuma dienesta (VID) vecākais muitas uzraugs bija iesniedzis tiesā pieteikumu par Finanšu ministrijas (FM) lēmuma atzīšanu par spēkā neesošu, prasot zaudējumu un nemantiskā kaitējuma piedziņu. VID ierēdnis īsā laikā rotācijas kārtībā vairākkārt ticis pārcelts uz dažādām amata pienākumu izpildes vietām, tostarp uz muitas kontroles punktu, kas atrodas 196 kilometru attālumā no viņa dzīvesvietas. Ceļā uz darbu viņam ir jāpavada 2,5 stundas vienā virzienā.

Zvērināta advokāte stāsta: “Ierēdņa ieskatā tādā veidā tikušas aizskartas viņa tiesības uz atpūtu un ģimenes dzīvi – ierobežotas iespējas pienācīgi atpūsties un būtiski samazinātas iespējas pavadīt brīvo laiku pēc saviem ieskatiem, tostarp pilnvērtīgi piedaloties ģimenes dzīvē. Tāpat pieteicējam radīti zaudējumi, kas saistīti ar degvielas iegādi, un radies transportlīdzekļa nolietojums.”

I. Jankeviča norāda, ka, apkopojot Senāta spriedumā paustās atziņas, var izdarīt vairākus secinājumus.

“Ceļā uz darbu vietu un no darba vietas pavadītais laiks parasti netiek uzskatīts par darba laiku. Personai ir iespēja savu dzīvesvietu pielāgot darba vietas atrašanās vietai, tā pašam nodrošinot kvalitatīvu atpūtu. Darbiniekam, kuram dienesta pienākumi jāpilda vairākās noteiktās vietās, iespēja savu dzīvesvietu pielāgot darba vietu atrašanās vietām ir atkarīga no šādiem apstākļiem:

• cik tālu darba vietas atrodas viena no otras;
• cik paredzama ir darba vietas maiņa, cik bieži tās tiek mainītas un vai ierēdnim ir iepriekš zināms, cik ilgi viņam būs jāstrādā konkrētajā darba vietā;
• vai darba devējs īsteno kādus kompensējošus pasākumus, piemēram, nodrošina aizvešanu līdz darba vietai vai naktsmītni, palielinot darbinieka iespējas atpūsties, esot ceļā vai naktsmītnē.”

Autore skaidro, ka “apstākļos, kuros ir liela neparedzamība un nenoteiktība attiecība uz darba vietām, darbiniekam var būt neiespējami pielāgot savu dzīvesvietu veidā, kas nodrošina, ka darba vieta atrodas saprātīgā attālumā no darba vietām, laiks, ko darbinieks pavada ceļā uz darbu, var tikt atzīts par darba laiku”.

“Ja laiks ceļā uz amata pienākumu izpildes vietu ir ieskaitāms darbinieka (ierēdņa) darba laikā, pastāv pamats transporta izdevumu kompensēšanai, kas radušies dienesta pienākumu izpildes laikā,” uzsver I. Jankevica.

2.vieta – prasības dokumentu glabāšanai

Vienalga, kādā nozarē darbojas uzņēmums, dokumentācija ir tā neatņemama daļa. Svarīgs ir ne tikai glabāšanas veids, bet arī ilgums. Ir dokumenti, kuriem ar likumu ir noteikts glabāšanas termiņš. Ir arī speciālas prasības līgumu un dokumentu glabāšanai maksātnespējas gadījumā. Žurnāla “iTiesības” 2023.gada lasītāko rakstu topa 2.vietā ierindojies Dokumentu un arhīva pārvaldības ekspertes Ilgas Robežnieces publikācija “Cik ilgi glabāt dokumentus? Speciālās prasības dokumentu glabāšanai”.

Autore norāda, ka “Ministru kabineta (MK) noteikumi Nr.690 ”Noteikumi par personas darba vai dienesta gaitu un izglītību apliecinošiem dokumentiem, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņiem” definē personas darba vai dienesta gaitu apliecinošus dokumentus, kā arī izglītojamās personas, tai skaitā studējošā, lietā esošos dokumentus, kuriem ir arhīviska vērtība, un to glabāšanas termiņus”.

Šie noteikumi attiecās uz valsts/pašvaldību institūcijām un arī privātiem uzņēmumiem. “Piemēram, MK noteikumu Nr.690 2.1.apakšpunktā nosaukti personas darba gaitu apliecinošie dokumenti ar arhīvisku vērtību, proti, ar darba tiesisko attiecību nodibināšanu, grozīšanu un izbeigšanu saistīti rīkojuma dokumenti, darba līgumi un to grozījumi, uzteikumi un vienošanās par darba attiecību izbeigšanu, tiem pielīdzināti dokumenti un to reģistri. Savukārt MK noteikumu Nr.690 6.4.1.apakšpunktā norādīts, ka šos dokumentus glabā 90 gadus kopš tajā minēto personu dzimšanas vai 75 gadus, ja personu dzimšanas datums nav zināms, ja lietā ir arhivēti dokumenti par vairākām personām vai arī ja arhivēto dokumentu izņemšana no lietas prasa nesamērīgas pūles,” skaidro I.Robežniece. Attiecībā uz personu lietu glabāšanu autore uzsver – “neskatoties uz likumā noteikto attiecīgo dokumentu arhīvisko vērtību, ieteicams veikt dokumentu identifikāciju, lai noskaidrotu, kā šie dokumenti sistematizēti un uzskaitīti lietu nomenklatūrā”.

I. Robežniece stāsta: “Vairumā gadījumu šie dokumenti tiek sistematizēti personas lietās. Tajās daļa no nosauktajiem dokumentiem ir oriģināli, bet daļa – kopijas (rīkojumi par darba samaksu, par pārcelšanu amatā u. c.). Šo rīkojumu oriģināli tiek sistematizēti atsevišķā lietā, piemēram, ar nosaukumu “Rīkojumi par personālu”, bet personas lietā ievietota konkrētā dokumenta kopija. Paralēli papīra dokumentiem veidojas arī šo dokumentu elektroniskie (dublējošie) dokumenti, kas parasti meklējami personāla dokumentu pārvaldības sistēmā. Var veidoties arī hibrīdlietas, piemēram, daļa darba līgumu ir papīra formātā un parakstīti ar personisko parakstu, bet daļa elektroniskā un parakstīti ar drošu elektronisko parakstu un laika zīmogu. Tas viss jāņem vērā, lai nodrošinātu dokumentu, kuriem piemīt arhīviskā vērtība, atbilstošu saglabāšanu.”

Autore pauž, ka “personas lietas veidošanai ir vēsturiskas tradīcijas, bet institūcijas un uzņēmumi var personāla dokumentus sistematizēt arī atsevišķās lietās (rīkojumi par personālu, darba līgumi, reģistrācijas žurnāli (reģistri) utt.”. Ierēdņiem tiek veidots amata apraksts, pamatojoties uz Valsts civildienesta likuma 20.panta 1.daļu, kurā noteikts, ka ierēdņa pienākumus nosaka amata aprakstā, kura izstrādāšanas kārtību nosaka MK noteikumi Nr.262 “Valsts un pašvaldību institūciju amatu katalogs, amatu klasifikācijas un amatu apraksta izstrādāšanas kārtība". I.Robežniece piebilst, ka no visa iepriekš minētā var izdarīt secinājumus, ka amata apraksts nav obligāts privātajos uzņēmumos, ja vien tā nepieciešamību neparedz normatīvais regulējums.

3.vieta – ko rakstīt darba kārtības noteikumos?

Un mūsu 2023.gada lasītāko rakstu topu noslēdz SIA “Sorainen ZAB” darba tiesību prakses grupas vadītāja un zvērināta advokāta Anda Burkevica publikācija “Darba kārtības noteikumu nianses”. Šajā publikācijā zvērināts advokāts skaidro, vai pastāv prasības, kas būtu jāiekļauj iekšējās kārtības noteikumos?

Raksta autors norāda, ka “Darba likuma (DL) 1.pantā, kopā ar Satversmi kā darba attiecības regulējošu dokumentu, pieminēti arī darba kārtības noteikumi, uzsverot to būtisko lomu tieši katra uzņēmuma līmenī. Savukārt, DL 28.panta 2.daļa nosaka, ka pakļaušanās darba devēja noteiktai darba kārtībai ir viena no darba attiecību tipiskākajām pazīmēm, kas nereti ir izšķiroša, vērtējot tiesisko attiecību būtību, t. i., vai neatkarīgi no līguma nosaukuma, piemēram, uzņēmuma līgums, starp pusēm tomēr pastāv tieši darba attiecības”.

“Saskaņā ar DL 54.pantu darba kārtību uzņēmumā nosaka darba kārtības noteikumos līdztekus darba koplīgumam, darba līgumam un darba devēja rīkojumiem,” norāda A. Burkevics, kā piemēru minot Senāta 2021.gada 28.oktobra spriedumu lietā SKC-884-2021, kurā norādīts, ka ar darba kārtību ir saistāmi arī amatu apraksti, dienesta instrukcijas, dažādi nolikumi un citi vadības izdoti dokumenti.

 “Jautājums, vai citi darba devēja izdoti dokumenti, kā instrukcijas, politikas, kodeksi, rokasgrāmatas, ir uzskatāmi par darba kārtības noteikumiem, vairāk ir teorētisks nekā praktisks. Skaidrs ir viens – darbiniekam tie ir jāievēro tieši tāpat kā darba kārtības noteikumi. Tā ir tikai un vienīgi darba devēja izvēle, pieņemt vienu apjomīgu dokumentu un nosaukt to par “Darba kārtības noteikumiem”, vai pieņemt vairākus atsevišķus dokumentus, sīkāk regulējot kādu konkrētu savas darbības jomu, piemēram, atsevišķi pieņemot konfidenciālas informācijas aizsardzības vai personas datu apstrādes noteikumus,” stāsta advokāts.

Saskaņā ar DL darba kārtības noteikumus ir nepieciešams izstrādāt un pieņemt visiem uzņēmumiem, kur parasti tiek nodarbināti vismaz 10 darbinieki. Raksta autors piebilst, ka tas ir izdarāms ne vēlāk kā divu mēnešu laikā no uzņēmuma darbības uzsākšanas dienas. Pirms noteikumu pieņemšanas darba devējam ir jākonsultējas ar darbinieku pārstāvjiem.

“Lai arī DL to nenosaka kā obligātu prasību, tomēr darba devēja interesēs būtu saglabāt pierādījumus, ka attiecīgais darbinieks ar darba kārtības noteikumiem, tāpat kā ar jebkura līdzīga satura dokumentu, tiešām ir iepazinies. Strīdā ar negodprātīgu darbinieku šis jautājums var būt izšķiroši svarīgs,” uzsver A. Burkevics un piebilst, “ja darba devējs nevarēs pierādīt, ka darbinieks ir iepazinies ar attiecīgajiem noteikumiem, darba devējam nebūs iespējams sodīt viņu par to pārkāpšanu”.