Ministru kabineta noteikumi Nr.360 “Epidemioloģiskās drošības pasākumi Covid-19 infekcijas izplatības ierobežošanai” paredz, ka darbavietā darba telpā var pulcēties, nelietojot mutes un deguna aizsegus un neievērojot divu metru distanci, ja tās ir vakcinētas vai pārslimojušas Covid-19 infekciju. Kā arī, darba devējam ir tiesības pieprasīt un apstrādāt no darbinieka iegūto informāciju par atbilstību vakcinētas vai Covid-19 infekciju pārslimojušas personas statusam, ko apliecina sertifikāts. Datu valsts inspekcija skaidro, kā droši ievākt un apstrādāt šos datus. 

Noteikumi atvieglotos darbinieku pulcēšanās nosacījumus paredz attiecībā uz personām, kurām ir  sadarbspējīgs pārslimošanas sertifikāts, kas apliecina, ka persona ir pārslimojusi Covid-19 infekciju, vai sadarbspējīgs vakcinācijas sertifikāts, kas apliecina, ka persona ir vakcinēta pret Covid-19 infekciju, atbilstoši Noteikumu 38.27 punkta ievaddaļā minētajiem kritērijiem.

Informācija par personas veselības stāvokli, piemēram, darbinieks ir bijis inficēts ar Covid-19 vai nav, kā arī vai darbinieks ir vakcinējies pret Covid-19 ir īpašo kategoriju personas dati Vispārīgās datu aizsardzības regulas  izpratnē, savukārt informācijas iegūšana, iekļaušana dokumentos un pēc tam lietvedības sistēmā (kartotēkā) vai šādas informācijas glabāšana elektroniskajā sistēmā ir personas datu apstrāde. Apstrādāt informāciju par personu veselību drīkst tikai, ja pastāv regulas 6. un 9. pantā noteiktais pamatojums.

Tiesiskais pamats informācijas par vakcinācijas statusa vai informācijas par pārslimošanu ar Covid-19 saņemšanai konkrētajā gadījumā ir regulas 6. panta 1. punkta e) apakšpunkts – apstrāde ir vajadzīga, lai izpildītu uzdevumu, ko veic sabiedrības interesēs, apstrādes nolūku nosakot tiesību aktos, un 9. panta 2. punkta i) apakšpunkts – apstrāde ir vajadzīga sabiedrības interešu dēļ sabiedrības veselības jomā – aizsardzībai pret nopietniem pārrobežu draudiem veselībai vai augstu kvalitātes un drošības standartu nodrošināšanai.

Kamēr ir spēkā attiecīgais normatīvais regulējums, darba devējiem ir tiesības prasīt darbiniekiem uzrādīt sadarbspēīgu sertifikātu, kas apliecina, ka darbinieks atbilst šādiem kritērijiem: ir vakcinēts vai ir pārslimojis ar Covid-19 pēdējo 180 dienu laikā. Ja darbinieks informāciju nesniedz, darba devējs uzskata viņu par tādu, kas neatbilst minētajiem kritērijiem un nevar attiecināt uz darbinieku epidemioloģisko prasību atvieglojumu.

Katra darba devēja ziņā ir izvērtēt vai tas ir spējīgs nodrošināt attiecīgas prasības, resursu ieguldījumu attiecībā uz informācijas pārbaudes rīku ieviešanu un izlemt vai darba vietā tiks ieviesti epidemioloģisko prasību atvieglojumi vai nē.

Valstī noteiktās epidemioloģiskās situācijas rezultātā izdotie normatīvie akti dod darba devējiem skaidru tiesisko pamatu datu apstrādei, tomēr, papildus tiesiskajam pamatam, tiem ir jāievēro arī citi regulas noteikumi. Konkrētajā gadījumā vēršam uzmanību uz regulas 5. pantā noteiktajiem datu apstrādes principiem, kuros tiek īpaši uzsvērts, ka datu apstrādei jābūt minimizētai, godprātīgai, likumīgai, precīzai un drošai attiecībā pret personām, kuru datus apstrādā.

Tas nozīmē, ka darba devējs drīkst apstrādāt tikai tādu personas datu apjomu kāds nepieciešams nolūka sasniegšanai, t.i., nepieciešams tikai konstatēt faktu, ka persona atbilst noteikumu 38.27 punktā minētajam kritērijiem. Lai konstatētu faktu, ka persona ir vakcinēta vai pārslimojusi Covid-19 nav nepieciešams kopēt sadarbspējīgo sertifikātu, bet pietiek ar atzīmi sistēmā (vai reģistrācijas žurnālā), norādot personas vārdu, uzvārdu, amatu un informāciju, ka persona atbilst noteikumu 38.27 punktā minētajam kritērijiem, tādējādi apstrādājot personas datus minimālā apjomā un vienlaikus sasniedzot nolūku.

Papildus ir jāņem vērā, ka neskatoties uz to, ka ir skaidri noteikts normatīvais ietvars personas datu apstrādei konkrēta nolūka sasniegšanai, jebkurā gadījumā ir jāspēj nodrošināt savlaicīgu un korektu datu iznīcināšanu, pienākot to dzēšanas termiņam, tādēļ ir jāizvērtē labākais veids, kā nodrošināt kontroli, lai neglabātu datus ilgāk kā vajadzīgs.

Pārliecinoties par darbinieku atbilstību noteikumu kritērijiem, darba devēji var:

  • Veikt sadarbspējīga vakcinācijas vai pārslimošanas sertifikāta pārbaudi.

Šāda pārbaude var notikt katru dienu darbiniekam ierodoties darbā un uzrādot sertifikātu. Ja sertifikāts ir derīgs, darbinieks var turpināt darbu, neievērojot noteiktās epidemioloģiskās prasības. Savukārt, ja sertifikāts nav derīgs, darbinieks var pildīt savus pienākumus attālināti vai pildīt savus pienākumus klātienē, ievērojot visas epidemioloģiskas prasības.

Noteikumi neparedz obligātu rakstisku atbilstības kritērijiem uzskaiti (žurnālā vai informācijas sistēmā). Līdz ar to ir iespējams veikt pārbaudi atbilstības kritērijiem uz vietas, katru reizi uzrādot apliecinājumu, neveicot rakstisku personas datu apstrādi (no darba devēja puses). Šādos gadījumos uz tādu personas datu apstrādi nebūs attiecināmas regulas prasības, jo uzskaite kartotēkas veidā vai elektroniski nebūs veikta.

Gadījumos, kad kolektīvi nav lieli un ir iespējams apzināt konkrētas 20 personas, Inspekcija nesaredz nepieciešamību veidot kādu speciālu rakstisko uzskaiti, jo Noteikumu kritēriju pārbaude var tikt nodrošināta pārbaudot Sertifikātu, minimizējot personas datu apstrādi, bez Regulas prasību attiecināšanas uz konkrēto darbību. Piemērām, ja darba kolektīvā ir 10 darbinieki un darba devējs ir vienu reizi pārliecinājies, ka visi darbinieki ir vakcinējušies, nebūtu nepieciešams prasīt uzrādīt Sertifikātu katru dienu, jo šajā gadījumā atbilstība kritērijam nevar mainīties.

  • Veidot to darbinieku uzskaiti (sarakstu), kuri atbilst Noteikumu 38.27 punkta ievaddaļā minētajiem kritērijiem.

Darba devējs var veikt vispārīgu darbinieku, kuri atbilst kritērijiem, uzskaiti. Uzskaite var tikt veikta sastādot sarakstu vai izmantojot kādu citu elektronisko rīku. Uzskaitē/sarakstā ir jāatspoguļo atbilstība kritērijiem kā tādiem, nevis jānodala atsevišķi katrs kritērijs (vai darbinieks ir vakcinējies vai pārslimojis).

Uzskaitē/sarakstā būtu iekļaujama informācija, kas identificē darbinieku – vārds, uzvārds un amata nosaukums. Sarakstā nebūtu iekļaujama un nodalāma informācija par darbiniekiem, kuri ir vakcinējušies un informācija par darbiniekiem, kuri ir pārslimojuši Covid-19. Šie divi kritēriji ir vienlīdzīgi un darba devējiem nav tiesiskā pamata dalīt darbiniekus grupās atkarībā no tā, kuram kritērijam darbinieks atbilst. Darba devējs var uzdot darbiniekam informēt darba devēju, kad darbinieks vairs nebūs atbilstošs kritērijiem, ja beigsies Noteikumos noteikts periods viņa atbilstībai kritērijiem (piemērām, beidzās 180 dienas pēc pārslimošanas vai beidzās 99 dienas no pirmās potes, bet otrā nav veikta).

Lai varētu pārliecināties par noteikto periodu, kurā darbinieks būtu atbilstošs prasībām, darba devējs var sastādīt uzskaiti uz noteiktu laika periodu uz nākotni. Saraksts var tikt sastādīts uz nākamo mēnesi (vai diviem vai citu periodu) un tajā tiktu iekļauti visi darbinieki, kuri būs atbilstoši Noteikumu kritērijiem visu mēnesi (vai diviem vai citu periodu). Veidojot sarakstu, darba devējam ir tiesības prasīt darbiniekam uzrādīt dokumentus, kas apliecina darbinieka atbilstību kritērijiem.

Ja darba devējs, veidojot uzskaiti/sarakstu, vēlās norādīt termiņu/konkrēto datumu, līdz kuram darbinieks atbilst kritērijiem, viņam būtu jānorada termiņš/datums visiem darbiniekiem. Tas būtu 180 dienas no Covid-19 pārslimošanas, 99 dienas no pirmās Vaxzevria vakcīnas saņemšanas. Ņemot vērā, ka šobrīd nav konkrēti zināms vakcinācijas iedarbības ilgums, juridiski var pieņemt, ka tās ir vismaz 180 dienas no dienas, kad ir pagājušas četrpadsmit dienas pēc pilna vakcinācijas kursa pabeigšanas. Šādā veidā darba devējam būs uzskaitīti visi termiņi un darbinieks būtu svītrojams no saraksta, iestājoties noteiktajam termiņam.