Ieraugot terminu "mazie iepirkumi", bieži rodas jautājums, kas tie ir un cik mazam iepirkumam jābūt, lai nepiemērotu Publisko iepirkumu likumu (PIL) vai arī piemērotu to atvieglotā kārtībā. Lai atrastu pareizo atbildi un noskaidrotu, kāds regulējums jāpiemēro, pasūtītājam jāveic vairākas secīgas darbības.

Paredzamā līgumcena

Pasūtītājam pirms iepirkuma rīkošanas jāveic priekšizpēte, apzinoties savas vajadzības, pieejamos finanšu resursus, tirgus piedāvājumu un piegādātāju loku. Pasūtītājam jādokumentē paredzamās līgumcenas noteikšanas process.

Lai izvēlētos atbilstošu iepirkuma veidu un piemērojamo procedūru, saskaņā ar PIL 11. pantu pasūtītājam jānosaka paredzamā līgumcena. Pretējā gadījumā iespējama situācija, kad pārsniegtas Ministru kabineta noteikumos Nr. 105 "Noteikumi par publisko iepirkumu līgumcenu robežvērtībām" paredzētās līgumcenu robežas, bet nav piemērotas PIL noteiktās iepirkumu procedūras.

Ja līgumcenas, par kurām iesniedz pretendentu piedāvājumus, pārsniedz pasūtītāja izvēlētā iepirkuma līgumcenas slieksni, iepirkums jāpārtrauc. Līdz ar to, arī vērtējot no efektīvas plānošanas viedokļa, svarīgi jau sākotnēji pareizi formulēt līguma veidu (preču, pakalpojumu piegāžu vai būvdarbu līgums) un noskaidrot aktuālās tirgus cenas. Jāņem vērā, ka iespējami specifiski jauktu līgumu gadījumi, kad līguma veids jānosaka īpaši rūpīgi. Piemēram, ja nepieciešama lifta piegāde un uzstādīšana, tas uzskatāms par būvdarbu, nevis preču piegādes un pakalpojumu sniegšanas līgumu.

Iepirkumu var arī sadalīt daļās. Konkurences veicināšanas nolūkos to pat ieteicams darīt, lai sekmētu mazo un vidējo uzņēmumu dalību. Tomēr šādā gadījumā pasūtītājam saglabājas pienākums noteikt kopējo līgumcenu, ņemot vērā katras daļas līgumcenu. Iepirkumu aizliegts sadalīt daļās ar mērķi izvairīties no iepirkuma procedūras piemērošanas.

PIL 84. pantā paredzēta administratīvā atbildība par iepirkuma līguma noslēgšanu, neievērojot likumā noteikto kārtību. Savukārt Eiropas Savienības (ES) fondu iepirkumiem iespējamas finanšu korekcijas līdz pat 100% apmērā.

Pamatnoteikumi iepirkumu procedūrām ar ieteikumiem un Eiropas Savienības Tiesas (EST) prakses atziņām apkopoti arī Iepirkumu uzraudzības biroja (IUB) skaidrojumā "Paredzamās līgumcenas noteikšanas pamatprincipi, lai izvēlētos atbilstošu iepirkuma procedūru".