Ikvienam, sagatavojot dokumentu, ir noteiktas prasības, kas jāievēro, lai tam būtu juridiskais spēks, pretējā gadījumā šis dokuments nav citiem saistošs. Galvenais jautājums – kas tad ir dokuments, un kas nepieciešams, lai mēs būtu pārliecināti, ka dokuments izstrādāts atbilstoši noteiktajām prasībām un ir izmantojams, piemēram, tiesās un visās citās situācijās?

Atbilstoši Dokumentu juridiskā spēka likuma (DJSL) 1.panta 1.daļai dokuments ir jebkura rakstveida informācija, ko rada jebkurš publisko vai privāto tiesību subjekts, īstenojot iestādes vai amata pilnvaras (piemēram, valsts vai pašvaldības institūcija, privāto tiesību juridiskā persona, fizisko vai juridisko personu apvienība, notārs, tiesu izpildītājs, advokāts), vai fiziskā persona.

DJSL 1.panta 2.daļā noteikts, ka dokumenta juridiskais spēks nodrošina iespēju izmantot attiecīgo dokumentu tiesību īstenošanai vai likumisko interešu aizstāvībai. Dokuments, kam nav juridiskā spēka, citām organizācijām un fiziskajām personām nav saistošs, bet ir saistošs šā dokumenta autoram.

Saskaņā ar Ministru kabineta (MK) noteikumu Nr.916 ''Dokumentu izstrādāšanas un noformēšanas kārtība'' (MK noteikumi Nr.916) 5.punktu dokumentu izstrādā tā, lai visu tā glabāšanas laiku nodrošinātu dokumenta juridisko spēku un informatīvo funkciju, kā arī iespēju radīt dokumenta atvasinājumu.