Negatīvās ziņas e-dokumentos – praktiski ieteikumi

Vai rīkojumā par darbinieka atvaļinājumu ir jābūt atsaucei uz konkrētu Darba likuma pantu, saskaņā ar kuru rīkojums tiek izdots? Vai atvaļinājuma rīkojumā ir jānorāda laika posms, par kādu nostrādāto periodu darbinieks atvaļinājumu izmanto? Skaidrojam, kāda informācija obligāti ir jāietver rīkojumā par darbinieku atvaļinājumu, kas noteikts normatīvajos aktos un kāda ir labā prakse.

Tiesību akti Latvijā paredz trīs e-paraksta veidus: kvalificētu e-parakstu jeb drošu e-parakstu, uzlabotu e-parakstu un vienkāršu e-parakstu. Ikdienā tiek izmantots kvalificēts e-paraksts, kas garantē visaugstāko drošības līmeni. Skaidrojam, kādos gadījumos var lietot uzlabotu vai vienkāršu e-parakstu, un kādas juridiskas nianses jāņem vērā, lai izvairītos no pārpratumiem un parakstītie dokumenti būtu saistoši.

Iepazīšanās ar papīra dokumentu sākas ar tā izlasīšanu – virsrakstu, datumu un tekstu, tikai pēc tam var spriest par tā saturu un nozīmi. Digitālajā vidē ir citādi. Pirms tiek atvērts e-dokuments, priekšstatu par to veido saņemtās datnes vai e-parakstītas pakotnes nosaukums, ko piešķīris dokumenta izstrādātājs. Tas kļūst par pirmo informācijas avotu un reizē par signālu, kas palīdz identificēt dokumenta saturu. Kā korekti veidot e-dokumentu datņu un pakotņu nosaukumus?

Darba attiecībās nereti ir situācijas, kad darbiniekam un darba devējam ir strīds par to, vai iespējamais darbinieka pārkāpums, piemēram, darbinieks kavējis darbu, bijis reibumā, atteicies pildīt darba pienākumus vai citādi pārkāpis noteikto kārtību, patiesībā ir noticis. Šādos gadījumos vissvarīgākais ir nevis pats apgalvojums, bet spēja to pierādīt. Lai jebkurš strīds vēlāk nepaliktu tikai “vārds pret vārdu”, būtiski ir laikus un pareizi fiksēt pārkāpuma faktu.

Mūsdienu uzņēmējdarbības vidē dažādu valstu uzņēmumu sadarbība ir ikdiena, tādēļ būtisks ir jautājums par darījumu dokumentu valodu un formātu. Uzņēmumiem jānošauj divi zaķi ar vienu šāvienu – jāizvēlas valoda, kas visām darījuma pusēm ir saprotama, un jāizpilda normatīvo aktu prasības, lai dokuments būtu spēkā visās valstīs, kurās tas piemērojams. Skaidrojam, vai dokumentos pietiek ar angļu valodu, kā rīkoties, ja dažādās valstīs ir atšķirīgas prasības, un kā izvēlēties atbilstošāko dokumenta formātu.

Kopš e-adrese kļuvusi par obligātu saziņas kanālu juridiskām personām, tās lietošana vairs nav izvēles jautājums. Taču daudziem uzņēmumiem joprojām nav skaidrs, kā to lietot pareizi un kā izvairīties no situācijām, kad svarīgi ziņojumi tiek palaisti garām.

Attīstoties dokumentu digitalizācijai un elektroniskā paraksta izmantošanai, praksē joprojām sastopami ieradumi, kam nav tiesiska pamatojuma un kas var radīt neskaidrības. Kā piemēru var minēt uzrakstu dokumenta beigās: “Dokuments parakstīts ar e-parakstu un satur laika zīmogu”. Šāds uzraksts nekad nav bijis obligāts dokumenta elements. Turklāt šāda norāde ne tikai ir lieka, bet arī maldinoša, jo var radīt iespaidu, ka tieši šis uzraksts piešķir dokumentam juridisku spēku vai apliecina tā autentiskumu. Patiesībā visa nepieciešamā informācija jau ir ietverta pašā e-parakstā un laika zīmogā, kas tehniski pievienoti dokumenta failam un pārbaudāmi ar attiecīgiem rīkiem.

Uzņēmums sāk izmantot elektronisko personāla vadības sistēmu, kurā sagatavo rīkojumus un citus personāla dokumentus. Kā sistēmā sagatavotajos dokumentos pareizi identificēt darbinieku? Vai pietiek norādīt vārdu, uzvārdu un e-pasta adresi, vai arī jāpievieno amats un personas kods?

E-pasti vai dokumenti ar pieciem, desmit vai pat vairāk pielikumiem nav retums, un katrā no tiem var būt būtiska informācija. Tomēr – jo vairāk pievienoto datņu, jo lielāka iespēja, ka kāda no tām paliek neatvērta, kāds punkts – neizlasīts, un kāda būtiska detaļa – nepamanīta. Tas vairs nav tikai komunikācijas izaicinājums, bet arī riska faktors sadarbībā, lēmumu pieņemšanā un juridiskajā atbildībā.

Strādājot ar dokumentiem, viens no galvenajiem izaicinājumiem ir nodrošināt to atbilstību aktuālajai informācijai. Digitālie īsceļi – hipersaites un QR kodi – palīdz šo uzdevumu risināt, vienlaikus samazinot dokumentu apjomu un nodrošinot ātru, drošu piekļuvi papildu informācijai. Kā šos digitālos risinājumus efektīvi izmantot dokumentos?

E-dokumenta priekšrocība nav tikai tā, ka to var nosūtīt ar vienu klikšķi. Tā ir arī iespēja padarīt dokumentu pārskatāmāku un tā saturu – vieglāk uztveramu. Pārdomāti izmantoti izcēlumi, krāsas un citi vizuāli risinājumi var ievērojami atvieglot lasīšanu, ļaujot bez īpašas piepūles pamanīt būtiskāko. Turklāt tas nav pretrunā ar dokumenta juridisko spēku – ja vien izcēlumi tiek lietoti pārdomāti. Tomēr robeža starp saņēmējam ērtiem izcēlumiem un pārmērīgu izpušķošanu ir viegli pārkāpjama. Kā e-dokumentos izmantot vizuālos paņēmienus tā, lai tie kalpotu saturam, nevis novērstu uzmanību no tā? Proti, ar mēru, ar mērķi un – vietām arī ar smaidu.

Kad darbiniekam obligāti jāraksta iesniegums? Un kad tas nav nepieciešams? Vai šādi saņemtie iesniegumi darba devējam jāreģistrē? Kā sagatavot korektu iesniegumu (kādi rekvizīti tajā jānorāda) un vai darba devējam ir pienākums pieņemt jebkādu iesniegumu?

Rīkojumu sagatavošana vairs nav tāda kā agrāk – izmaiņas normatīvajos aktos, nostiprinājusies labā prakse un plašāka elektronisko risinājumu izmantošana ir mainījusi pieeju dokumentu noformēšanai. Kā rīkojumi jānoformē šobrīd? Kādi ir tajos obligāti iekļaujamie rekvizīti? Vai ir noteiktas prasības šo rekvizītu izvietojumam?

Iepriekšējos rakstos apskatījām visu institūcijas dokumentu uzskaiti dokumentu klasifikācijas shēmā, skaidrojot tajā iekļautos ierakstus. Šajā rakstā pievēršamies dokumentu reģistrācijas procesam.