Kā organizēt efektīvu e-adreses pārvaldību

Negatīvu ziņu nosūtīšana vienmēr ir izaicinājums, kas prasa gan lietišķumu, gan cieņu pret adresātu. Visbiežāk šādas ziņas ir atbildes uz iesniegumiem, sūdzībām vai priekšlikumiem. Dažreiz negatīvas ziņas sūta pats saziņas iniciators. Neatkarīgi no situācijas šāda veida dokumentos katram vārdam un noformējumam ir nozīme, jo dokuments parāda ne tikai lēmumu, bet arī attieksmi.

Darba attiecībās nereti ir situācijas, kad darbiniekam un darba devējam ir strīds par to, vai iespējamais darbinieka pārkāpums, piemēram, darbinieks kavējis darbu, bijis reibumā, atteicies pildīt darba pienākumus vai citādi pārkāpis noteikto kārtību, patiesībā ir noticis. Šādos gadījumos vissvarīgākais ir nevis pats apgalvojums, bet spēja to pierādīt. Lai jebkurš strīds vēlāk nepaliktu tikai “vārds pret vārdu”, būtiski ir laikus un pareizi fiksēt pārkāpuma faktu.

Mūsdienu uzņēmējdarbības vidē dažādu valstu uzņēmumu sadarbība ir ikdiena, tādēļ būtisks ir jautājums par darījumu dokumentu valodu un formātu. Uzņēmumiem jānošauj divi zaķi ar vienu šāvienu – jāizvēlas valoda, kas visām darījuma pusēm ir saprotama, un jāizpilda normatīvo aktu prasības, lai dokuments būtu spēkā visās valstīs, kurās tas piemērojams. Skaidrojam, vai dokumentos pietiek ar angļu valodu, kā rīkoties, ja dažādās valstīs ir atšķirīgas prasības, un kā izvēlēties atbilstošāko dokumenta formātu.

Attīstoties dokumentu digitalizācijai un elektroniskā paraksta izmantošanai, praksē joprojām sastopami ieradumi, kam nav tiesiska pamatojuma un kas var radīt neskaidrības. Kā piemēru var minēt uzrakstu dokumenta beigās: “Dokuments parakstīts ar e-parakstu un satur laika zīmogu”. Šāds uzraksts nekad nav bijis obligāts dokumenta elements. Turklāt šāda norāde ne tikai ir lieka, bet arī maldinoša, jo var radīt iespaidu, ka tieši šis uzraksts piešķir dokumentam juridisku spēku vai apliecina tā autentiskumu. Patiesībā visa nepieciešamā informācija jau ir ietverta pašā e-parakstā un laika zīmogā, kas tehniski pievienoti dokumenta failam un pārbaudāmi ar attiecīgiem rīkiem.

Uzņēmums sāk izmantot elektronisko personāla vadības sistēmu, kurā sagatavo rīkojumus un citus personāla dokumentus. Kā sistēmā sagatavotajos dokumentos pareizi identificēt darbinieku? Vai pietiek norādīt vārdu, uzvārdu un e-pasta adresi, vai arī jāpievieno amats un personas kods?

E-pasti vai dokumenti ar pieciem, desmit vai pat vairāk pielikumiem nav retums, un katrā no tiem var būt būtiska informācija. Tomēr – jo vairāk pievienoto datņu, jo lielāka iespēja, ka kāda no tām paliek neatvērta, kāds punkts – neizlasīts, un kāda būtiska detaļa – nepamanīta. Tas vairs nav tikai komunikācijas izaicinājums, bet arī riska faktors sadarbībā, lēmumu pieņemšanā un juridiskajā atbildībā.

Strādājot ar dokumentiem, viens no galvenajiem izaicinājumiem ir nodrošināt to atbilstību aktuālajai informācijai. Digitālie īsceļi – hipersaites un QR kodi – palīdz šo uzdevumu risināt, vienlaikus samazinot dokumentu apjomu un nodrošinot ātru, drošu piekļuvi papildu informācijai. Kā šos digitālos risinājumus efektīvi izmantot dokumentos?

E-dokumenta priekšrocība nav tikai tā, ka to var nosūtīt ar vienu klikšķi. Tā ir arī iespēja padarīt dokumentu pārskatāmāku un tā saturu – vieglāk uztveramu. Pārdomāti izmantoti izcēlumi, krāsas un citi vizuāli risinājumi var ievērojami atvieglot lasīšanu, ļaujot bez īpašas piepūles pamanīt būtiskāko. Turklāt tas nav pretrunā ar dokumenta juridisko spēku – ja vien izcēlumi tiek lietoti pārdomāti. Tomēr robeža starp saņēmējam ērtiem izcēlumiem un pārmērīgu izpušķošanu ir viegli pārkāpjama. Kā e-dokumentos izmantot vizuālos paņēmienus tā, lai tie kalpotu saturam, nevis novērstu uzmanību no tā? Proti, ar mēru, ar mērķi un – vietām arī ar smaidu.

Kad darbiniekam obligāti jāraksta iesniegums? Un kad tas nav nepieciešams? Vai šādi saņemtie iesniegumi darba devējam jāreģistrē? Kā sagatavot korektu iesniegumu (kādi rekvizīti tajā jānorāda) un vai darba devējam ir pienākums pieņemt jebkādu iesniegumu?

Rīkojumu sagatavošana vairs nav tāda kā agrāk – izmaiņas normatīvajos aktos, nostiprinājusies labā prakse un plašāka elektronisko risinājumu izmantošana ir mainījusi pieeju dokumentu noformēšanai. Kā rīkojumi jānoformē šobrīd? Kādi ir tajos obligāti iekļaujamie rekvizīti? Vai ir noteiktas prasības šo rekvizītu izvietojumam?

Iepriekšējos rakstos apskatījām visu institūcijas dokumentu uzskaiti dokumentu klasifikācijas shēmā, skaidrojot tajā iekļautos ierakstus. Šajā rakstā pievēršamies dokumentu reģistrācijas procesam.

E-dokumentu apritē pirmo iespaidu bieži veido nevis pats dokuments, bet tas, kādu sākotnējo iespaidu tas rada saņēmējam. Ja e-pastā trūkst paskaidrojuma par pievienoto failu, tā mērķi un vēlamo saņēmēja rīcību, rodas neskaidrība, kas var palēnināt dokumentu apriti vai radīt lieku saziņu. Kā uzlabot e-dokumentu lietojamību, lai tā būtu ērta abām pusēm?

Turpinot apskatīt dokumentu klasifikācijas shēmas izstrādes principus, šajā rakstā skaidrojam, kurš ir atbildīgs par lietas veidošanu, kā klasifikācijas shēmā norādāmi ieraksti, kas saistīti ar informācijas sistēmu, un kā tiek norādīti informācijas pieejamības ierobežojumi.

Saņemtos dokumentus institūcijas grupē lietās. Tās jāveido un jāsakārto strukturēti, ievērojot iepriekš noteiktu kārtību – dokumentu klasifikācijas shēmu. Šajā rakstā skaidrojam, kā klasifikācijas shēmā lietai jānorāda klasifikācijas līmenis, lietas indekss, lietas numurs un glabāšanas termiņš.