Kā gadu desmitiem ierastos papīra dokumentus efektīvi aizstāt ar daudz ērtākiem un drošākiem elektroniskiem dokumentu un informācijas aprites procesiem, kā arī ar darbībām koplietošanas elektroniskajā vidē? Šos procesus apvienoti sauc par elektronizāciju – ar ko to sākt?

Pāreja uz elektronisko vidi nav tik vienkārša un ātra, kā gribētos, jo nepietiek ar to vien, ka nopirkta, piemēram, kāda tam piemērota datorprogramma. Elektronizācija ietekmē daudzus, patiesībā visus, organizācijas procesus un struktūrvienības, tādēļ vispirms nepieciešams plašāks apskats. Piedāvāju shēmu (skat. attēlu) ar pieciem pārejas soļiem – pašiem atliek vien ar tiem iepazīties, shēmā ierakstīt datumus un ķerties pie darba!

Lēmums par pāreju

Vispirms, plānojot uzņēmuma dokumentu un informācijas aprites elektronizāciju, jāsaprot, kā noformēt šo lēmumu. Vai tiešām nepieciešams vēl viens dokuments – lēmums? Kādēļ uz e-dokumentiem nevar pāriet ātri, vienkārši un no rītdienas?

Lai veiksmīgi īstenotu elektronizāciju, organizācijai jāpārdomā un jāpārveido vairāki procesi un ierastās darbības, jāizskaidro nepieciešamie jauninājumi darbiniekiem un viņi jāapmāca. Kā zināms, cilvēki īpaši negrib mainīt savus ieradumus, tādēļ arī pārejas shēmā pirmais solis ir organizācijas vadības lēmums par pāreju un tās neizbēgamību. Ikvienam jāzina, ka šāda pāreja notiks, tā būs obligāta un saistoša visiem, turklāt jāsaprot, ka šādas izmaiņas nav lietveža vai biroja vadītāja untums, par ko pārējiem nav nekādas daļas un kas neko nemaina viņu darbā. Mainīs gan!

Veidu, kā noformēt šo lēmumu un paziņot par to darbiniekiem, jānosaka katrai organizācijai pašai, turklāt nepieciešama arī par elektronizāciju atbildīgā persona, jo pats no sevis nekas nenotiks.

Nereti dzirdams: "Mēs jau esam gatavi šai pārejai, bet mūsu klienti vai sadarbības partneri gan ne, tādēļ vēl jāpagaida." Šo atrunu neņemsim vērā, jo viss būtiskais sākas ar pašiem, bet ārējā vide – klienti, piegādātāji vai citi sadarbības partneri – ir tikai pārejas ceturtais solis.