Oficiālā elektroniskā adrese jeb oficiālā e-adrese ir elektronisks risinājums, kas nodrošina ērtu un drošu saziņu starp valsts iestādēm un privātpersonām. Šīs sistēmas ietvaros praktiski nav krāpniecības riska un ziņojumi nevar pazust pasta kļūdas vai nepareizi norādītas adreses dēļ. Šobrīd norit darbs, lai pilnībā ieviestu e-adresi Latvijā.

Raksta līdzautori: Ieva Andersone, ZAB "SORAINEN" partnere, zvērināta advokāte, Zane Paeglīte, ZAB "SORAINEN" vecākā juriste, Krista Niklase, ZAB "SORAINEN", jurista palīgs

No 2018.gada 1.jūnija e-adreses izveidotas visām valsts un pašvaldību iestādēm, publiskiem nodibinājumiem, prokuratūrai un privātpersonām, kam deleģēts valsts pārvaldes uzdevums. Uzņēmumi un fiziskas personas šobrīd e-adresi var izmantot brīvprātīgi, bet drīz tas paredzēts kā obligāts pienākums. Tā vietā, lai valsts iestāde vai tiesa sūtītu uzņēmumam vai privātpersonai nozīmīgus dokumentus uz to reģistrēto adresi, līdz ar e-adreses reģistrāciju visa informācijas apmaiņa šo personu starpā notiks slēgtas elektroniskās vides ietvaros.

Likumiskais pienākums

Atbilstoši pašreizējai likumu redakcijai 2020.gada 1.janvārī visām juridiskām privātpersonām, tostarp Uzņēmumu reģistrā (UR) reģistrētiem komersantiem, biedrībām, nodibinājumiem, politiskajām partijām u.c. subjektiem, jābūt reģistrētai e-adresei. Tāpat no 2020.gada plānots, ka e-adresi lietos tiesas, zvērināti tiesu izpildītāji un maksātnespējas administratori.

Kā reģistrēt e-adresi

E-adresi visvieglāk definēt kā personas digitālo kontu portālā Latvija.lv. Šādu uzņēmuma kontu var atvērt tikai UR reģistrēta uzņēmuma paraksttiesīgā persona (valdes loceklis, prokūrists vai persona, kas pilnvarota pārstāvēt ārvalsts komersantu darbībās, kuras saistītas ar filiāli), veicot šādas darbības:

  • portālā Latvija.lv jāatver sadaļas "e-adreses pieteikuma forma" apakšsadaļa "Juridiskā persona";
  • jāieiet portālā, izmantojot personas identifikācijas rīkus – personas apliecību (eID), drošu e-parakstu vai mobilo lietotni "eParaksts mobile";
  • jānorāda reģistrējamais uzņēmums, ļaujot sistēmai salīdzināt datus ar UR reģistrētajām pilnvarām;
  • pēc tam parādīsies lapa, kurā norādīti galvenie e-adreses ieguvumi. Jāspiež uz opcijas "Izveidot e-adresi";
  • lapā, kurā attēlots e-adreses izveidošanas piekrišanas apliecinājums, jāievada sava e-pasta adrese, uz kuru tiks saņemta informatīva ziņa par ienākošu jaunu ziņojumu e-adresē. Ja persona vēlas saņemt paziņojumus par jauniem vai nenosūtītiem ziņojumiem uz savu e-pastu, tad jāatzīmē lodziņš zem ievadītās e-pasta adreses. Tad jāklikšķina uz opcijas "Izveidot e-adresi";
  • lai apskatītu un pārvaldītu uzņēmuma e-adreses kontu, jāklikšķina uz "Doties uz saņemtajām ziņām". Pie saņemtajiem ziņojumiem parādīsies apstiprinājums par veiksmīgu e-adreses izveidošanu.

Pēc veiksmīgas e-adreses izveides atbildīgā persona varēs piešķirt tiesības arī citām personām (piemēram, darbiniekiem) lietot sabiedrības e-adresi, tomēr tā vienmēr paliks kā galvenais e-adreses pārvaldnieks.     

Jānorāda, ka uzņēmuma valdes maiņa neietekmē e-adreses kontu. Tiklīdz UR vestajos reģistros reģistrētas izmaiņas valdes sastāvā, vecā valde vairs nevar pieslēgties e-adreses kontam, taču jaunā valde tam varēs pieslēgties, jo, piekļūstot e-adreses kontam, notiek pārbaude, vai konkrētajai personai ir pārstāvības tiesības attiecīgajā uzņēmumā. Tā kā vecajai valdei vairs šādu tiesību nav, tad tai nebūs piekļuves iespējas, bet jaunajai valdei tiesības būs iespējams aktivizēt, ieejot e-adreses lapā caur fiziskas personas profilu. Tomēr būtiski, ka praksē starp lēmuma par izmaiņām valdes sastāvā pieņemšanu un šo izmaiņu reģistrāciju komercreģistrā paiet zināms laiks un līdz reģistrācijai piekļuve būs vecajam valdes loceklim.

Ja citas personas pilnvarotas lietot e-adresi caur e-adreses piedāvāto pilnvaras izveidi, šīm personām saglabājas tiesības lietot e-adresi. Par e-adreses lietošanas tiesībām tālāk jau atbild jaunā valde, kas var pilnvarojumu atcelt.

Problēma: ja uzņēmuma paraksttiesīgās personas ir tikai ārvalstnieki

Kā šobrīd redzams praksē, problēmas ar e-adreses reģistrāciju rodas tad, ja visas uzņēmuma paraksttiesīgās personas ir ārvalstu pilsoņi.

Ārvalstu pilsoņiem parasti nav eID kartes, jo tās saņemšanai personai jābūt reģistrētai Latvijas iedzīvotāju reģistrā. E-adresi nav iespējams reģistrēt arī ar Eiropas Savienības (ES) prasībām atbilstošajiem citu valstu drošajiem elektroniskajiem parakstiem, kas parasti ļauj piekļūt citiem Latvija.lv pakalpojumiem. Tas nozīmē, ka šādiem uzņēmumiem nav pieejams neviens no e-adreses reģistrācijas variantiem. Kā informēja UR, šādi ir 6% uzņēmumu.

Situācijai pašlaik nav atbilstoša risinājuma. Būtu nesamērīgi prasīt ES pilsoņiem deklarēt dzīvesvietu Latvijā vai trešo valstu pilsoņiem kārtot uzturēšanās atļaujas tikai tāpēc, ka viņi ievēlēti valdē, ir prokūristi vai arī pārstāv ārvalsts komersantu ar filiāli saistītās darbībās. Šādi risinājumi un ar tiem saistītās sekas ir nesamērīgi lielas, salīdzinot ar nodrošināto iespēju saņemt ziņojumus no valsts elektroniskā formā. Tāpat nesamērīgi prasīt, lai uzņēmuma valdē ievēlētu vismaz vienu personu, kas ir Latvijas rezidents.

Tas nozīmē, ka šobrīd juridiskām personām, kuru valdēs ir tikai ārzemnieki, nav iespējams izveidot e-adresi un nepieciešams nogaidīt, vienlaikus turpinot vērst likumdevēja uzmanību šai problēmai.

Ja e-adresi nav iespējams izveidot

Normatīvajā regulējumā pagaidām nav paredzēta nekāda veida atbildība par e-adreses neieviešanu. Turklāt, ja e-adrese nav aktivizēta, uz to arī valsts iestādes neko nesūta (jo nav jau adreses, uz ko sūtīt). Tas nozīmē, ka uzņēmumiem ir dots laiks lēnām izprast sev uzlikto pienākumu un tā īstenošanas iespējas.

Papildus šobrīd publiski pieejamie dokumenti norāda, ka, iespējams, tiks pārcelts arī datums, ar kuru e-adreses lietošana būs obligāta. Vides aizsardzības un reģionālās attīstības ministrija šobrīd steidzamības kārtībā virza uz Saeimu likumprojektu par grozījumiem Oficiālās elektroniskās adreses likumā, paredzot, ka reģistros reģistrētiem tiesību subjektiem jeb juridiskām privātpersonām oficiālās e-adreses izmantošana ir obligāta no 2023.gada. Līdz ar to aicinām sekot turpmākai informācijai saistībā ar e-adreses obligātas ieviešanas termiņiem.