SIA dalībnieku sapulces gaita un tajā pieņemtie lēmumi ir jāprotokolē. Komerclikuma (KL) 285.pantā konkrēti noteikts, kādi rekvizīti jānorāda jebkurā dalībnieku protokolā neatkarīgi no tā, vai tas tiks iesniegts Latvijas Republikas Uzņēmumu reģistrā (UR) vai citā valsts iestādē vai paliks tikai pašas kapitālsabiedrības rīcībā.

Piemēram, KL 285.pantā noteikts, ka protokolā jānorāda gan kopējā kapitālsabiedrības pamatkapitāla lielums (atsevišķi norādot parakstītā, apmaksātā un balsstiesīgā pamatkapitāla apmēru), gan faktiski dalībnieku sapulcē pārstāvētā pamatkapitāla lielums. Turklāt jānorāda arī klātesošo balsstiesīgo dalībnieku balsu skaits. Šādā veidā tiek fiksētas ziņas par to, vai:

  • sapulce bija lemttiesīga (t.i., vai sasniegts kvorums);
  • par konkrēto lēmumu tika nodots nepieciešamais balsu skaits, lai tas tiktu pieņemts.