Vai par Vispārīgās datu aizsardzības regulas pārkāpumu uzskatāma darbinieka rīcība, autoatbildētājā norādot, ka prombūtne ir slimības dēļ? Vai darba devēja rīcība, novirzot prombūtnē esoša darbinieka e-pastus aizvietotājam, ir atbilstoša regulai?

Kā jau zināms, uzņēmumu un iestāžu e-pasta saziņai piemērojamas regulas 2016/679 jeb Vispārīgās datu aizsardzības regulas (Regula) prasības. Lai gan daudzi Regulas noteikumi ir pazīstami un saprotami, tomēr e-pastu saziņas jomā ir vairākas praktiskas nianses, kas var radīt neskaidrības. Viena no tām ir arī situācija, kad kolēģis ir saslimis, bet nepieciešams, lai e-pasts automātiski nosūtītu atbildi.

Automātiskā atbilde

E-pastu autoatbildētājos visbiežāk apstrādā tādas personas datu kategorijas kā vārdu, uzvārdu, kontaktinformāciju, kā arī prombūtnes iemeslu un periodu.

Jāņem vērā, ka, veidojot autoatbildētāju saturu, darba devējam jāievēro datu minimizēšanas princips (Regulas 5. panta 1. punkta c) apakšpunkts), proti, datu apstrāde jāveic tā, lai personas dati ietvertu tikai to, kas nepieciešams to apstrādes nolūkos. Piemēram, jāizvērtē, vai nepieciešams norādīt prombūtnes iemeslu, vai arī tomēr ir pietiekami norādīt, ka darbinieks ir prombūtnē. Visbiežāk informācija par prombūtnes iemeslu uzskatāma par pārmērīgu un neatbilstošu datu minimizēšanas principam, jo šāda informācija apstrādes nolūka sasniegšanai nav nepieciešama. Turklāt jāizvērtē, vai ilgstošas prombūtnes gadījumā nepieciešams sniegt informāciju par prombūtnes perioda ilgumu.