Preses relīze jeb paziņojums plašsaziņas līdzekļiem arī 21.gadsimtā var būt īsta veiksmes atslēga, ja spējam to izveidot kvalitatīvu un iedarbīgu. Lai relīze sasniegtu cerēto mērķi, tas vispirms skaidri jādefinē, kā arī jāizvēlas pareizie rīki, lai to īstenotu.
Sagatavot preses relīzi nav sarežģīti, taču jāzina daži būtiski pamatnosacījumi, lai relīze netaptu tikai rakstīšanas pēc, bet sniegtu gaidītos rezultātus.
Visbiežāk preses relīzi veido, lai informētu par gaidāmu pasākumu, jaunu produktu vai lai popularizētu zīmola jaunumus. Relīzes bieži sūta arī dažādas organizācijas, kas regulāri informē par jauniem pētījumiem un sabiedrībai aktuāliem tematiem.
Radošums vai struktūra? Abi!
Lai piesaistītu auditorijas uzmanību un atšķirtos no daudzām citām relīzēm, kas ikdienā nonāk plašsaziņas līdzekļu redakcijās un pie citiem adresātiem, relīzes autoram jābūt radošam, kas gan nebūt nenozīmē mākslinieciskus fontus, spilgtu burtu krāsu vai aizraušanos ar pamanāmiem izcēlumiem. Preses relīze nav brīvi veidots mārketinga teksts, un radošums drīzāk izpaužas ziņas unikalitātē un spējā formulēt sabiedrības ieguvumu no notikuma, jaunā produkta un citām atspoguļotajām izmaiņām. Preses relīzes veido saskaņā ar noteiktu struktūru, un ir vērtīgi atcerēties 5 svarīgus nosacījumus.
Virsraksts, kas uzrunā
Pirmais, ko pamana relīzes saņēmēji, ir virsraksts, tāpēc ir svarīgi, lai tas piesaistītu uzmanību un skaidri norādītu relīzes mērķi. Virsrakstam ir jābūt īsam un koncentrētam (7–10 vārdi), un to var papildināt nedaudz garāks apakšvirsraksts, kas papildina un skaidro virsrakstu.
"6K" jautājumi ievadā
Lai relīzes ievads informētu par galvenajiem faktiem un papildinātu virsrakstu, tajā jāatbild uz 6 jautājumiem – "kas?", "ko dara?", "kad?", "kur?", "kā?", "kāpēc?". Atbildot uz šiem jautājumiem, relīze būs informatīva un konkrēta.
"Apgrieztās piramīdas" princips
Preses relīzi parasti veido tā dēvētās "žurnālistikas apgrieztās piramīdas" veidā, vispirms atklājot, par ko būs stāsts, pēc tam iezīmējot problēmu vai aplūkojamo jautājumu un tikai 3. vai 4.rindkopā sniedzot plašāku kontekstu, kam seko risinājums vai tā redzējums.
Citāts(-i)
Eksperti iesaka vienmēr papildināt relīzi ar vienu vai vairākiem citātiem, turklāt ir ļoti vēlams, lai tas būtu trešās puses, proti, eksperta, klienta vai neatkarīga novērotāja teiktais. Citāts ir veids, kā ieinteresēt lasītāju, potenciālo klientu vai sadarbības partneri, turklāt tā ir vienīgā preses relīzes daļa, ko žurnālisti parasti nemaina.
Kontaktinformācija
Relīzes noslēgumā precīzi jānorāda kontaktpersona, kas varētu sniegt papildu informāciju. Būtu vēlams minēt vārdu uzvārdu, organizācijas nosaukumu, amatu, e-pasta adresi, tālruņa numuru un mājaslapas adresi.
Pirms kontaktinformācijas relīzes beigās īsi un kodolīgi vajadzētu sniegt arī tā dēvēto "fona informāciju" par organizāciju vai uzņēmumu un tā vēsturi, darbību, norādot atrašanās vietu, darbības ilgumu un citu informāciju, iekļaujot saiti arī uz organizācijas vai pasākuma tīmekļa vietni.
Relīzes garums
Preses relīzes nevajadzētu pārsniegt vienu A4 lapu. Ja relīzē tiks ievēroti visi paraugprakses principi un ieteikumi, tā vienmēr būs pietiekami īsa un kodolīga, bet atspoguļotā informācija – jēgpilna.
Tipiskas kļūdas
Jebkurai informācijai, kuru nododam, jābūt precīzai un pārbaudītai. Ja informācijas pirmavots ir autors, jāpārbauda, vai precīzi norādīts laiks, datums un norises vieta. Savukārt, ja relīzes autors atsaucas uz citiem avotiem vai norāda dažādus faktus (piemēram, gadskaitļus, daudzumu, uzvārdus), šī informācija jāapstiprina vismaz 2 uzticamos avotos, lai relīze nemaldinātu lasītājus. Noteikti jāsaskaņo relīzes teksts ar visām iesaistītajām pusēm, piemēram, citāta autoru.
Nevajadzētu aizmirst arī par pareizrakstības un pieturzīmju kļūdu pārbaudīšanu, kā arī jāizvairās no pārāk garām un sarežģītām teikumu konstrukcijām un liekvārdības. Specifiski nozares termini bez plašāka skaidrojuma jālieto tikai tad, ja ir droši zināms, ka informāciju publicēs tikai specializētie nozares plašsaziņas līdzekļi.
Parasti iesaka treknrakstā izcelt tikai virsrakstu un izvairīties no vārdu, tostarp nosaukumu vai pat teikumu rakstīšanas ar lielajiem burtiem (Caps lock), jo tas apgrūtina gan teksta uztveri, gan rada lieku darbu žurnālistiem, jo vēlāk viss jāpārveido.
Relīzes nosūtīšanas kārtība
Jāpievērš uzmanība ne tikai materiāla saturam, bet arī tam, kā relīze tiek izsūtīta adresātiem. Rūpīgi jāpārdomā e-pasta ziņas temats, lai saņēmējs atvērtu šo e-pastu un viņam nerastos aizdomas par vīrusa vai reklāmas ziņojumu. Vēstuli nevajadzētu sūtīt bez pavadteksta, kas paskaidro pielikumā pievienoto relīzi, jo citādi ziņa bez teksta var palikt nepamanīta.
Ja e-pasta ziņā ir saites uz fotogrāfijām vai citu ilustratīvo materiālu, jāpārbauda, vai tās ir precīzi nokopētas un darbojas. Turklāt pirms tam kritiski jāizvērtē, vai attēlu kvalitāte ir pietiekami augsta un vai ir norāde uz "publicitātes foto". Vienmēr jāpārbauda, vai vēstules pielikumā ir pievienota relīzes datne.
Preses relīze ir vieglākais veids komunikācijas sākšanai un nozīmīgs palīgs žurnālistu ikdienas darbā, jo, tieši vai netieši izmantojot preses relīzes, top aptuveni 30% ziņu un lielākā daļa portālu satura. Iedarbīgas relīzes pamatā ir unikāla ziņa, pārskatāma struktūra un loģisks izklāsts, atbildes uz tā dēvētājiem "6K" jautājumiem, jēgpilni citāti, kodolīgs teksts, viegli uztverami teikumi, pārbaudīti fakti un gramatiska pareizība.
