Bez labas finanšu plūsmas un dokumentu sakārtošanas nevar notikt sekmīgs uzņēmuma darbs un attīstība. Tieši tāpēc uzņēmējiem ir svarīgi sadarboties ar grāmatvežiem, ikdienā ir jāstrādā "uz viena viļņa".

Katram vadītājam ir vīzija, biznesa mērķi, kurus viņš vēlas īstenot, un viņam ir zināmas izmaksas, ar ko jārēķinās, lai to izdarītu. Grāmatvedis šo informāciju savada programmā tā, lai uzņēmējs varētu redzēt, cik ilgā laika posmā viņš varētu atgūt savus ieguldījumus.

Personīga komunikācija

Vadītājam ir jāizvēlas grāmatvedis, ar kuru viņam ir viegli komunicēt un kurš ir ieinteresēts uzņēmuma attīstībā un izaugsmē. Grāmatveža pienākumus var veikt gan štata darbinieks, gan ārpakalpojumu firma. Ja tā ir ārpakalpojumu firma, tad svarīga ir attieksme pret uzņēmumu, ar kuru sadarbojas. Tai jābūt personīgai un vērstai individuāli uz katru uzņēmumu. Ir dzirdēts par pakalpojumu piedāvātājiem, kas ir ieguvuši daudz klientu, bet informāciju un attieksmi nešķiro, jo tam fiziski nepietiek laika. Tāpēc labāk izvēlēties firmu, kas simpatizē un ar kuru ir viegli komunicēt, iespējams, tādu, kas dažkārt svarīgus jautājumus gatava palīdzēt risināt arī brīvajās dienās. Uzņēmējiem ir vajadzīga dažāda informācija, tāpēc, veicot lielākus pirkumus, piemēram, nekustamo īpašumu vai automašīnu, būtu ieteicams konsultēties ar savu grāmatvedi.

Nauda uzņēmējam ir kas vairāk nekā tikai skaitļi. Piemēram, ja uzņēmējs ir nolēmis iegādāties auto, kura cena pārsniedz 50 000 EUR bez pievienotās vērtības nodokļa (PVN), būtu labi, ja grāmatvedis viņu informētu, ka tas automātiski kļūst par reprezentatīvu transporta līdzekli un tad visas izmaksas, kas tiks saistītas ar šo mašīnu, nedrīkstēs iekļaut izdevumos, un automašīnai nevarēs rēķināt nolietojumu, kas attiecīgi palielina peļņu un arī uzņēmuma ienākuma nodokli (UIN), kas jāmaksā valstij.

Komunikācijai ir jābūt kā rokai ar cimdu, lai neizveidojas situācija, ka uzņēmējs, kurš ir PVN maksātājs, dodas uz ārvalstīm iegādāties uzņēmuma vajadzībām transporta līdzekli, maksā par to PVN. Tas nozīmē, ka, pirmkārt, ir samaksāts par daudz un uzņēmuma rīcībā ir palicis mazāk brīvo līdzekļu, un, otrkārt, šo pārmaksāto naudas summu varēs dabūt atpakaļ ne ātrāk kā pēc 6 mēnešiem.

Abpusēja sapratne

Sadarbībai starp vadītāju un grāmatvedi ir jābūt abpusēji labvēlīgai, jo bieži gadās situācijas, kad tieši vadītāju nezināšanas dēļ grāmatvedim "paliek sirmi mati", jo ir jāizgudro divritenis no jauna. Piemēram, vadītājs vienkārši ir paņēmis naudu no kases, bet attiecīga dokumenta nav. Beigās vēl izrādās, ka ir kādi valstij nenomaksāti parādi. Uzņēmējs izdomā, ka vajadzētu uztaisīt maksājuma grafiku, kurā vienotos ar valsti par parāda segšanu, bet tajā pašā laikā nesaprot, ka šajā situācijā Valsts ieņēmumu dienests (VID) gribēs redzēt operatīvo bilanci uz esošā mēneša 1.datumu, kurā būs redzams, ka kasē ir nauda. Uzņēmējam tiek atteikts, jo dati liecina, ka nauda ir kasē, kaut gan patiesībā tās tur nav. Tātad – vadītāja patvaļa.

Ja ir slikta komunikācija, var veidoties situācija, ka grāmatvedim tiek maksāta alga, bet nekādas lielas jēgas un informācijas no viņa nav, un pienāk moments, kad VID jau sāk interesēties par iespējām ierasties "vizītē". Lielākai daļai vadītāju liekas, ka grāmatvedis viņam ir vajadzīgs tikai tamdēļ, lai tiktu sakārtoti nodokļi, bet patiesībā grāmatvedis ir kas vairāk. Šis darbinieks vadītājiem neteiks, kādu automašīnu pirkt vai kādu māju iegādāties, bet konsultēs, kādai būtu jābūt maksimāli pieļaujamajai summai, lai ieguvējs būtu uzņēmējs, arī vērtējot izmaksas.

Loģiskā domāšana

Ir daudz grāmatvežu, kas sevi reklamē, ka viņiem ir daudzu jo daudzu gadu pieredze šajā profesijā, bet patiesībā šī pieredze ir tikai "uz papīra". Situācijā, kad vadītājam ir vajadzīgs risinājums stresa brīdī, tikai labs grāmatvedis, kas apveltīts ar loģisko domāšanu un spēju ieklausīties vadītājā, spēs palīdzēt. Tas ir līdzīgi kā ar labāko draugu, pie kura var vērsties vienmēr. Grāmatvedis ir daudz vairāk nekā parasts darbinieks, viņš rūpējas, lai visi pārējie darbinieki savas algas saņemtu laikā un lai tās būtu pareizi aprēķinātas. Lai vadītājs zinātu konkrētas summas, kas viņam jāpārskaita uz darbinieku bankas kontiem un uz valsts kasi nodokļos.

Turklāt grāmatvedim ir ne tikai jāpārzina savs darbs un daudzās likumu izmaiņas, bet arī jāiet līdzi laikam un tehnoloģiju attīstībai. Viņam ir jābūt spējīgam strādāt ar datorprogrammām, elastīgi jāreaģē uz dažādām pārmaiņām. Grāmatvedim ir nepieciešama savlaicīga un precīza informācija, lai viņš varētu veikt savu darbu pilnvērtīgi.

Katram savs darbs

Vadītājiem ir jāapzinās, ka nav fiziski iespējams būt labam visās jomās, tāpēc tieši grāmatvedības jautājumus un visu, kas ar to saistīts, būtu ieteicams uzticēt profesionāļiem, lai nerastos liekas grūtības. Kamēr grāmatvedis kārto dokumentus, vadītājs var nodarboties ar savu tiešo uzņēmējdarbību, domāt par peļņu un uzņēmuma attīstīšanu.

Tāpat vadītajiem ir jāsaprot, ka komunikācija un samaksa par darbu nav liekama uz svariem un vienādojama. Saskarsme un attieksme nav finansiāli izmērāma, un tai nav nosakāma vērtība, tā ir kā dāvana. Pieņemot jaunu darbinieku, vadītājs vienmēr grib redzēt, lai jaunajam padotajam spīd acis un "nagi niez" sākt darbu, bet svarīgi ir arī apzināties šī darbinieka izmaksas.

Mēdz būt situācijas, kad štata grāmatvedis izmaksā vairāk nekā ārpakalpojumu sniedzējs, kurš nodrošinās pilna cikla grāmatvedību un sakārtos arī iespējamās iepriekšējo periodu kļūdas. Samaksai par pakalpojumu ir jābūt adekvātai, tieši tāpat kā darbinieks vēlas saņemt adekvātu algu. Bieži tiek piedāvāti pakalpojumi par ļoti zemām cenām tikai tāpēc, lai piesaistītu klientus, bet, kā zināms, zema cena negarantē kvalitāti. Vai jūs, būdams uzņēmuma vadītājs, uzticētu savu grāmatvedību kārtot apkopējai, kas rūpējas par kārtību darba vietā? Domājams, ka ne. Tad kāpēc lai samaksa par grāmatvedības pakalpojumiem būtu tik zema, ka pielīdzināma apkopējas darba samaksai?

Patikšanai ir nozīme

Darbā ir jābalstās uz komunikāciju un patiku. Grāmatvedis ir kā uzņēmēja iekšējā balss. Komunikācijai ar šo cilvēku ir jābūt pastāvīgai un patīkamai, līdzīgi atpūta pēc garas darba dienas savā ērtajā ādas dīvānā, vai mīļākās hokeja komandas spēles skatīšanās – neatkarīgi no tā, kāds ir rezultāts. Saskarsmes valodai ir jābūt draudzīgai, galvenais, lai nav kā, piemēram, skolā ķīmijas stundā, kurā lielākā daļa no klases zina to, ka neko nezina.

Komunikācijai ar grāmatvedi ir jābūt tik labai, lai uzņēmuma vadītājs varētu mierīgi naktīs gulēt un nedomāt par to, vai viss ir pilnīgi kārtībā ar uzņēmuma grāmatvedību, jo par to rūpējas viņa izvēlētais darbinieks, kuram viņš var uzticēties.