Jautājums: nejauši nozīmīgam uzņēmuma sadarbības partnerim nosūtīju e-pastu, kas bija paredzēts kādam man tuvam cilvēkam un nebija atbilstošs etiķetei. Piefiksēju to brīdī, kad jau biju nospiedis pogu “sūtīt”. Kā labāk šādās situācijās reaģēt? Vai izlikties, ka neko nezinu? Varbūt atvainoties saņēmējam?

E-pasts – viena no mūsu ikdienas sastāvdaļām, bez kuras vairs nav pat iedomājama darba ikdiena. Saņēmu, izlasīju, atbildēju, nosūtīju. "Sūtīt" pogu nospiežam vairāk reizes dienā, nekā piezvanām saviem tuvineikiem un apjautājamies, kā viņiem klājas. Kas gan var būt elementārāks kā nosūtīt e-pastu? Tomēr būtu vietā jautājums: cik bieži aizdomājamies, kā darbojas e-pasts? Kas notiek tajā maģiskajā brīdī pēc "sūtīt" pogas nospiešanas? Vai kļūdaini nosūtītu e-pastu var atsaukt un ko darīt, ja nu gadījies nosūtīt nepareizu failu vai sajaukt adresātu?

Pēc savas būtības e-pasta darbības ātrums ir zibenīgs. Burtiski sekundi pēc klikšķa uz "sūtīt" pogas, vēstule jau atrodas saņēmēja pastkastītē. Var būt tā, ka saņēmējs tajā mirklī ir pie datora un ierauga vēstuli, var būt arī tā, ka saņēmējs vēstuli ierauga pēc dienas vai divām. Bet jebkurā gadījumā mūsu nosūtītā vēstule jau ir serverī un ir pie adresāta saņemtajām vēstulēm.

Rakstot dokumentu, mums ir iespēja izmantot funkciju "undo" un atgriezties soli vai pat vairākus atpakaļ, izlabot, koriģēt un saglabāt atkārtoti. E-pastā šādas iespējas nav: to nevar atgriezt, to nevar atsaukt, to nevar pa kluso izdzēst no cita adresēta pastkastītes. Vēstule ir sasniegusi savu adresātu un tur paliks, kamēr tiks atvērta un izlasīta. Kolīdz esat nospieduši pogu "sūtīt", absolūti zaudējat kontroli pār konkrēto e-pastu. Tas aiziet savu ceļu pie norādītā adresāta un tur arī paliek.

Bieži vien aktualizējas jautājums – ko darīt šādā situācijā? Kā nosūtīto padarīt par nenosūtītu un kā labāk tikt galā ar situāciju profesionālā un cieņpilnā veidā.

  • Pirmais solis ir saprast, ka e-pasts nosūtīts citam adresātam un tikt galā ar sākotnējo šoku un uzmācīgo, izmisīgo ideju e-pastu atsaukt. Tas nav pasaules gals.
  • Ja tā ir bijusi svarīga, jūtīga vai konfidenciāla informācija, tad vislabāk par notikušo ziņot savai priekšniecībai. Slēpt nav jēgas. Labāk sākt risināt uz karstām pēdēma un pieņemt lēmumus par tālākajām darbībām.
  • E-pastu un nosūtīto saturu iespējams pieklājīgā veidā atsaukt ar citu vēstuli. Atsaukuma vēstulei būtu jābūt formālai, tās tekstā precīzi jānorāda, no kādas adreses, kurā datumā kļudainais e-pasts ticis nosūtīts un precīzi jānorāda, ka tā ir bijusi kļūda un nav uzskatāma kā organizācijas oficiāli sūtīta informācija. Savukārt, ja kļūdainais e-pasts ir nosūtījies labi zināmam kolēģim, bet domāts bija kādam citam, tad vienmēr var to atsaukt ar kādu vieglu, gaumīgu joku vai atvainošanos.
  • E-pasta lietošanas zelta likums nosaka, ka vislabākais un drošākais variants, ja cilvēkam ir 2 e-pasta adreses: viena oficiālā profesionālajām vajadzībām, otra – privātajām, saziņai ar ģimenes locekļiem, radiem vai namu apsaimniekotāju.

Vairāk par e-pastu etiķeti uzzināsiet seminārā par netiķeti. Vai jums bieži nākas rakstīt e-pastus, kad ir svarīgi izteikties ne tikai gramatiski, bet arī no etiķetes viedokļa pareizi? Vai nospiežot pogu "sūtīt" reizēm ir satraukums, vai viss izdarīts pareizi? Ja tā, tad šis seminārs ir domāts tieši jums! Zināšanas mazinās satraukumu, un e-pasti kļūs produktīvāki.