Formālo un neformālo pasākumu anatomija

Sezona no rudens līdz pat pavasara beigām tradicionāli ir bagāta ar dažādiem kongresiem, darījuma tikšanās reizēm, semināriem, konferencēm, pieņemšanām. Un, protams, decembris – ar ballēm, ballītēm, banketiem un pieņemšanām. Tiek saņemti un izsūtīti ielūgumi uz dažādiem pasākumiem un svinībām.

Brokastis, pusdienas, vakariņas, banketi, furšetes un vēl, un vēl. Katrā no šiem sarīkojumiem ir jāatstāj labs iespaids par sevi un organizāciju.

Ar dažāda rakstura pasākumu rīkošanu nodarbojos jau teju 15 gadus. Laiks iet, bet jautājums par uzvedību un pareizu formālo un neformālo pasākumu plānošanu un rīkošanu savu aktualitāti saglabā.  Ir pasākumi ar formālāku un mazāk formālu raksturu. Ir rīta, dienas un vakara pasākumi. Svinīgi, lietišķi, grezni, piezemēti vai pompozi. Izmaksu ziņā lētāki un dārgāki. Viesu skaita ziņā no 10 līdz pat vairākiem simtiem. Par pasākumiem, to rīkošanu un organizēšanu varētu sarakstīt pat grāmatu. Visticamāk, vairākos sējumos. Bet ir daži pamatelementi, kas raksturīgi konkrētam sarīkojumu veidam.

Rīta pasākumi

Brokastis

Darījumu brokastis jeb lietišķās  brokastis tradicionāli tiek rīkotas dažādu darba vizīšu, konferenču vai kongresu ietvaros. Tās var organizēt aktuālu biznesa jautājumu apspriešanai vai arī par godu kādam notikumam vai cilvēkam. Atsevišķos gadījumos brokastis var tikt apvienotas ar kādu oficiālu prezentāciju vai uzrunu.

Uz brokastīm viesiem jāierodas precīzi norādītajā laikā. Viesi tiek sēdināti pie klātiem galdiem. Bieži tiek izmantots brokastu bufetes veids, kur viesi var brīvi izvēlēties sev tīkamāko ēdienu.

Tradicionāli par apģērbu uz jebkuru sarīkojumu tiek norādīts vīrieša apģērba veids, ar ko automātiski dāma izvēlas atbilstoši savu tērpu. Ar dienas apģērbu jāsaprot business professional, smart casual vai business casual atbilstoši norises vietai, tradīcijām vai norādījumam ielūgumā vai pasākuma programmā. Tā kā lietišķās brokastis lielākoties ir kāda plašāka pasākuma sastāvdaļa, tad  uz brokastīm vienmēr tiek izvēlēts tas pats apģērba veids, kas pārējai dienas programmai. Brokastu dēļ pārģērbties nav pieņemts.

Pēdējos gados palēnām ienāk jauns lietišķo brokastu organizēšanas veids –   brokastis lidostā, to apvienojot ar sanāksmi turpat. Šo veidu izmanto lielu starptautisku uzņēmumu pārstāvji, kam nepieciešama tikšanās vai sapulce klātienē. Dalībnieku skaits šādās sapulcēs nav liels, tie aizlido uz konkrēto tikšanās vietu un tad lido tālāk savās gaitās.

Šampanieša brokastis

Šampanieša brokastis ir vairāk neformāla rakstura pasākums. Var būt pat ar svinīgu ievirzi. Tās var rīkot par godu iestādes jubilejai vai uzņēmuma dibinātāja dzimšanas dienai. Tāpat tās mēdz rīkot pirms vai pēc konferencēm vai kongresiem.

Šampanieša brokastu ēdienkarte, sēdināšana pie galdiem, apģērbs un norise ir gandrīz tāda pati kā lietišķajās brokastīs. Atbilstoši nosaukumam šis brokastu veids paredz arī šampanieša pasniegšanu. 

Brunch jeb vēlās brokastis

Vēlās brokastis jeb brunch (no angļu valodas vārdu breakfest – brokastis un lunch – vieglas pusdienas apvienojuma) vairāk mums asociējas ar brīvdienu rītiem un draugu vai ģimenes kompāniju, kurā jauki pavadām laiku sarunās, mielojamies ar maltīti, dažkārt pat izmantojam kā svētku brokastis par godu kādai dzimšanas dienai.

Brunch var būt gan kā neformāla, gan arī kā lietišķa tikšanās starp kolēģiem vai darījuma partneriem. Ielūgumu uz vēlajām brokastīm var izteikt vienkāršotākā veidā un vēlāk nekā uz oficiālām pusdienām vai brokastīm, piemēram, mutiski vai nosūtot e-pastā. Atmosfēra ir daudz brīvāka, un gaisotne nepiespiestāka, salīdzinot ar oficiālajām brokastīm. Brunch nav piemērots kā formāla rakstura tikšanās.

Savā ziņā vēlās brokastis ir kaut kas pa vidu starp brokastīm un pusdienām. Līdz ar to arī ēdienkarte ir plašāka, nekā tas būtu brokastīs, bet nav vajadzības servēt pilno pusdienu ēdienkarti. Papildus var tikt piedāvāti arī siltie gaļas un zivju ēdieni. Pie brunch var pasniegt šampanieti vai mimozu (proporcionāli šampanietis sajaukts ar apelsīnu sulu), bet tā nav obligāta prasība. Tradicionāli katrs viesis pats izlemj, vai lietos šampanieti.

Viesi tiek sēdinātie pie klātiem galdiem. Ēdieni var tikt pasniegti, gan apkalpojot pie galda, gan arī servējot bufetes galdu, kur katrs no viesiem pats var izvēlēties ēdienu.

Šeit jāpatur prātā: ja tiek izmantots bufetes galds, būs arī pietiekamā daudzumā tīrie šķīvji. Tas nozīmē, ka ar lietotu šķīvi pie kopējiem traukiem doties nav vēlams. Pie bufetes galda no koplietošanas traukiem ēst vai pat nedaudz pagaršot ir aizliegts. Savukārt ēdiena novietošanai uz sava šķīvja ir jāizmanto koplietošanas galda piederumi. Ar savu dakšiņu pa kopējiem ēdiena traukiem rakņāties vai pieskarties ēdienam ir tabu. Uz šķīvja vajadzētu likt samērīgu ēdiena daudzumu. Jāatceras, ka ēdiens ir pagatavots pietiekamā daudzumā un tiks papildināts. Augstām kaudzēm piekrāmētie individuālie šķīvji ir sliktu manieru pazīme. Jā, un vēl: maizei ir atsevišķi paredzēts šķīvītis.

Dienas pasākumi

Kafijas pauze

Kafijas pauze ir kādas konferences, semināra, kongresa vai darba grupas dienas kārtības sastāvdaļa, īss atpūtas un atelpas brīdis dalībniekiem. Bieži kafijas pauze tiek izmantota sarunām un jaunu kontaktu veidošanai starp dalībniekiem. Atbilstoši programmas garumam var rīkot no 1 līdz 4 kafijas pauzēm.

Kafijas pauze var tikt organizēta gan no rīta, pirms darba sesijas sākuma paralēli dalībnieku reģistrācijai, gan arī programmas laikā paredzētajos pārtraukumos. Tā nav ēdienreize, līdz ar to pietiek ar maza izmēra uzkodām vai kādiem cepumiem, konfektēm.

Kafijas pauzes laikā viesi stāv kājās. Vēlams, lai organizatori parūpētos par stāvgaldiem, kur novietot dzēriena tasīti un šķīvīti ar uzkodām. Kafijas pauzes laikā alkoholiskos dzērienus nav jāpiedāvā.

Pusdienas

Pusdienas lietišķajā vidē ir viens no populārākajiem tikšanās veidiem. Tās vienlaikus apvieno gan iespēju ieturēt maltīti, gan pārspriest aktuālus jautājumus. Pusdienas var rīkot arī par godu kādam īpašam notikumam, piemēram, jubilejai vai svētkiem. Tāpat pusdienas ir neatņemama konferenču, kongresu, semināru un dažādu citu forumu sastāvdaļa. Bieži tieši veiksmīgas pusdienas ir katalizators būtiskiem un nozīmīgiem pagriezieniem biznesā.

Viesiem uz pusdienām ir jāierodas laicīgi. Tas saistīts gan ar siltā ēdiena pasniegšanu un limitēto pusdienu laiku, gan arī svinīgākos gadījumos ar namatēva vai namamātes uzrunu vai oficiālo tostu.

Pie pusdienām viesus noteikti sēdina pie galdiem. Tāpat kā brokastīs, arī pusdienās var klātesošos gan apkalpot pie galdiem, gan arī organizēt bufetes galdu. Pusdienās var būt viesiem precīzi ierādītas vietas pie galdiņiem vai arī iespēja brīvi izvēlēties sev galda biedrus. Tas atkarīgs no pasākuma formāta.

Pusdienu ēdienkarte var būt atšķirīga, sākot no vieglām pusdienām, kurās pasniedz zupu un kafiju, līdz tradicionālām 4 ēdienu pusdienām. Noteikums, ka vienmēr ir jābūt pasniegtam siltajam ēdienam. Sākumā var piedāvāt aperitīvu, pēc tam uzkodas, zupu, pamatēdienu, desertu un kafiju.

Uz pusdienām vienmēr ir dienas apģērbs. Savukārt svinīgāka pasākuma reizē var tikt ielūgumā norādīts tumšs uzvalks vīrietim, bet dāmai tas būs greznāks kostīms. Ja apģērba veids ir norādīts, tad tas ir arī jāievēro.

Šampanieša vai vīna glāze

Šampanieša vai vīna glāzes pieņemšanas parasti tiek rīkotas pirms kāda svinīga notikuma vai tā ietvaros. Tradicionāli šo pieņemšanu rīko par godu grāmatas atvēršanas svētkiem, izstādes atklāšanai vai pirms teātra izrādes vai koncerta. Atsevišķos gadījumos arī kāda īpaša viesa godināšanai. Pasākumam ir neformāls un svinīgs raksturs.

Šampanieša glāzes vai vīna glāzes pieņemšanas pēc formāta ir vienādas, atšķirība ir pasniegtajā dzērienā. Abus dzērienus viena pasākuma ietvaros piedāvāt nav pieņemts. Jāizvēlas viens no abiem, atbilstoši arī veidojot pasākuma nosaukumu.

Šampanieša pieņemšanās viesi stāv kājās. Tos apkalpo oficianti, piedāvājot dzērienu. Var tikt piedāvāta arī sula un minerālūdens. Atsevišķos gadījumos viesmīļi viesus uzcienā arī "1 kumosa" lieluma kanapē. Ja pasākuma dalībnieku vidū gaidāmi vecāka gada gājuma cilvēki, vēlams parūpēties arī par krēsliem, kur apsēsties. Galdiņi nav obligāti.

Apģērba izvēle uz šo pasākumu ir tiešā veidā saistīta ar norises vietu, laiku un iemeslu.

Vakara pasākumi

Furšete

Vārda "furšete" saknes meklējamas franču valodā un nozīmē – dakšiņa. Furšete apzīmē bufetes galdu, kuram var apiet apkārt no visām pusēm. Tiek servētas pamatā aukstās uzkodas, salāti, sāļie groziņi un citi maza izmēra izstrādājumi, kuru ēšanai pietiek izmantot vien dakšiņu. Nazis kā galda instruments netiek izmantots vispār un pat nav atrodams uz galda. Atsevišķos gadījumos varētu tikt pasniegtas arī maza izmēra siltās uzkodas. Dzērieni un ēdieni atrodas uz atšķirīgiem galdiem. Dzērienus viesiem ielej viesmīlis.

Kokteilis

Kokteiļa vakarus parasti rīko konferenču vai kongresu noslēgumos, pirms teātra izrādēm vai koncertiem, kā darījumu partneru tikšanos brīvākā gaisotnē, par godu izstādes atklāšanai vai kādai prezentācijai, atzīmējot iestādes vai organizācijas gadadienu, vai kādam citam svinīgam notikumam. Kokteiļa vakars var tikt organizēts arī kā ievads vakariņām, piemēram, kamēr sapulcējas viesi.

Ielūgumos bieži vien norāda gan kokteiļa vakara sākuma, gan beigu laiku. Uz to viesi var pievienoties brīvi jebkurā laikā. Savukārt uzkavēties ilgāk par 2 stundām nav vēlams.

Kokteiļa vakaros viesi stāv kājās. Dzērieniem parasti tiek paredzēts atsevišķs galds un uzkodām arī, ja tādas vispār ir. Uzkodas un augļi nav obligāta kokteiļu vakara sastāvdaļa. Savukārt no dzērieniem pamatā ir jāpiedāvā dažāda veida kokteiļi.

Vakariņas, bankets un balle

Vakariņas var būt gan lietišķa, gan svinīga rakstura. Svinīgu vakariņu gadījumā maltītei var sekot balle ar dejām. Ja ielūgumā norādītais pasākuma formāts ir balle, tad dejām jābūt obligāti. Savukārt vārds "bankets" vairāk tiek izmantots tautas valodā, ielūgumā to minēt nav pareizi.

Šī tipa pieņemšanās viesus vienmēr sēdina pie klātiem galdiem, vietas pie galdiem ir ierādītas. Viesus var apkalpot viesmīļi, arī var tikt organizēts bufetes galds. Dzērienus piedāvā un salej oficianti.

Vakariņas un balle ir grezna tipa pasākumi, līdz ar to ir jāpievērš uzmanība pareiza apģērba izvēlei. Tas varētu būt gan tumšs uzvalks, gan smokings, ļoti svinīgām un greznām ballēm varētu būt piemērota arī fraka. Savukārt, ja ir paredzētas vakariņas bez dejām, tad fraku izvēlēties nav pareizi.

Svarīgi atcerēties un ievērot!

• Lai cik lietišķas būtu darījuma pusdienas, brokastis vai kāds cits pasākums, tā laikā īpaši svarīgus dokumentus neparaksta. Pasākuma laikā var vienoties par detaļām, apspriest stratēģiju vai tml., savukārt parakstīšanu atstāj uz daudz formālāku situāciju.
• Pie galda pa mobilo telefonu runāt ir ļoti slikts tonis. Tāpat arī atbildēt uz e-pastiem savos planšetdatoros vai, vēl sliktāk, sākt izmantot portatīvo datoru. Maltītes galds ir paredzēts savstarpējām sarunām, lietišķām vai saviesīgām – tas atkarīgs no pasākuma formas.
• Ja nokrīt galda piederums, to uz galda atpakaļ neliek. Pagaidiet, viesmīlis vienmēr atnesīs tīru dakšiņu. Savukārt, ja ir bufetes vai furšetes tipa pasākums, tad aizejiet un paņemiet tīru galda piederumu.
• Ja ielūgumā norādīts ir apģērba veids (dress code), tas ir jāievēro. Attaisnošanās ar naudas vai laika trūkumu tērpa izvēlei nav pieņemama.
• Konferenču izdales materiālus, prezentāciju izdrukas, bukletus, mapes, datorus, u.c. darba materiālus pie maltītes galda vai uz svinībām nav jāņem. Tos jāatstāj viesnīcas numuriņā, semināra telpā vai garderobē pie virsdrēbēm.
• Pārmērīga alkohola lietošana pasākuma laikā var kļūt par jūsu lielāko draudu un izgāšanos. Visu ar mēru!