Pāreja no papīra uz elektroniskajiem dokumentiem (15.09.)

1. Dokumentēšanas vispārējās nostādnes un reglamentējošie tiesību akti:

• ārējais un iekšējais reglamentējums – būtisko akcentu maiņa;
• tehnoloģiju ietekme uz dokumentēšanas procesu izpratni un norisi.

     2.Būtiski aspekti pārejai no papīra uz elektroniskajiem dokumentiem:

• organizācijas darba specifikas ietekme uz e-dokumentēšanas lēmumiem;
• esošo un nepieciešamo tehnoloģiju izvērtēšanas principi:
  • kam un kad nepieciešama speciālā dokumentu pārvaldības programmatūra;
  • ko var paveikt ar organizācijas darbiniekiem piešķirtajām e-pasta adresēm;
  • bezmaksas iespējas elektroniskas dokumentu noformēšanas un pārvaldības organizēšanā un realizēšanā;
  • droša elektroniskā paraksta veidi un nesēji – aktualitāšu pārskats, ietverot gadījumus ar vairākiem vienas vai dažādu organizāciju pārstāvju parakstiem vienā dokumentā;
  • elektronisko dokumentu formāti – kopējais un atšķirīgais, ieteikumi piemērotākā formāta izvēlei;
• galvenie izaicinājumi, ieviešot elektroniskos dokumentus un parakstus:
  • organizācijas dokumentu pārvaldības reglamentējuma un ieradumu analītiska pārskatīšana;
  • dokumentu datņu un mapju (folder) nosaukumu veidošanas principi;
  • e-dokumentu komplektu veidošana (apvienotais (merged) PDF un pakotnes – salīdzinājums);
  • e-informācijas drošība un aizsardzība – gan dokumentu, gan personas datu;
  • pieejas tiesības un auditēšanas iespējas – pārskats;
  • darbinieku gatavība dokumentu e-pārvaldībai – zināšanas, prasmes un attieksme;
• praktiski ieteikumi dokumentu pārvaldībai, paralēli pastāvot papīra un elektronisko dokumentu plūsmai;
• papīra un elektronisko dokumentu arhīva pārvaldība – salīdzinošs pārskats un ieteikumi.