Jebkurā organizācijā jādomā par lietu nomenklatūras jeb dokumentu sistēmas izveidi. Kā to labāk darīt? Kādos gadījumos nomenklatūra jāveido obligāti? Kādas pamatlietas jāņem vērā?

Vispirms jānorāda, ka lietu nomenklatūra ir saskaņā ar dokumentu klasifikācijas shēmu sistematizēts institūcijā veidojamo lietu un to glabāšanas termiņu saraksts. Lietu nomenklatūru veido arhīva speciālists, pamatojoties uz uzņēmuma dokumentu sastāva izpēti un izvērtējot dokumentu glabāšanas termiņus. Lietu nomenklatūras ieviešana paredzēta sistemātiskas kārtības funkcionēšanai dokumentu (gan papīra, gan elektroniskos) plauktos un mapēs.

Kam tas ir obligāti?

Tā kā institūcijām ir pienākums veikt dokumentu pārvaldību (dokumentēt savu darbību, izveidot dokumentu sistēmu, veikt dokumentu pārvaldības iekšējo kontroli un uzraudzību, glabāt, izmantot un nodrošināt dokumentus pieejamību līdz nodošanai institūcijas arhīvā), var apgalvot, ka tām obligāti jāveido lietu nomenklatūra. Tā obligāti jāsaskaņo ar Latvijas Nacionālo arhīvu.